Les plannings sont la partie de la création de cours qui pilote tout le reste : quelles dates sont réservables, quand les rappels se déclenchent, ce qui apparaît dans le tri "commence le plus tôt" du répertoire, et ce qui apparaît dans ton calendrier.
Les quatre formes de planning
Ponctuel
Une seule séance à une date et heure précises. À utiliser pour les ateliers, événements spéciaux, intensifs uniques.
Exemple : "Bain sonore du solstice, 20 juin à 20 h".
Fixe la date et l'heure. C'est tout le planning.
Hebdomadaire récurrent
Le plus courant. Même(s) jour(s) de la semaine, même heure de début, se répète indéfiniment ou jusqu'à une date de fin.
Exemples :
- "Vinyasa, tous les mardis à 19 h".
- "Flow matinal, lun/mer/ven à 7 h".
Définis :
- Jours de la semaine (un ou plusieurs).
- Heure de début.
- Durée.
- Date de fin optionnelle.
Le système génère les séances automatiquement. Six mois de séances sont pré-rendues dans la base de données ; nous étendons l'horizon au fur et à mesure que le calendrier avance pour qu'il y ait toujours des séances futures réservables par les élèves.
Bloc multi-semaines (formation)
Une série de séances qui partagent une seule réservation. Les élèves réservent toute la formation ; leur réservation couvre toutes les dates de la série.
Exemple : "Intro pilates 4 semaines, samedis à 10 h, du 1er au 22 juin".
Définis les dates explicitement. Chaque date fait partie du même cours.
C'est le bon modèle quand les séances sont séquentielles (la deuxième semaine s'appuie sur la première) et que tu veux les élèves engagés pour la série complète.
Plusieurs fois par semaine
Certains cours se réunissent plusieurs jours par semaine dans le cadre d'une seule offre. Traite chaque jour comme son propre cours récurrent. Deux cours ("Yoga du matin lundis" et "Yoga du matin mercredis") est plus propre qu'un cours avec deux jours de la semaine. Les élèves réservent par séance.
Si les séances font partie d'une séquence (lundi et mercredi sont des contenus différents qui s'appuient l'un sur l'autre), utilise plutôt le modèle bloc multi-semaines avec des dates explicites.
Dates de blocage
Pour les cours récurrents, tu peux marquer des dates spécifiques comme "bloquées" pour qu'elles N'apparaissent PAS dans le planning. À utiliser pour :
- Tes vacances.
- Jours de fermeture du studio.
- Jours fériés où tu n'enseignes pas.
- Annulations ponctuelles.
Va sur la page de détail du cours, clique sur "Gérer le planning", et ajoute la date à la liste de blocage.
Les dates de blocage n'affectent que les séances futures. Les séances passées avec des réservations dessus sont préservées.
Ajouter une séance ponctuelle à un cours récurrent
Tu peux ajouter une séance supplémentaire à un cours récurrent sans changer la règle de récurrence :
- Ouvre le cours.
- "Ajouter une séance" → choisis une date.
- La nouvelle séance apparaît dans la liste à venir comme si elle faisait partie de la récurrence.
À utiliser pour : une séance supplémentaire pendant une semaine de fêtes, un cours de rattrapage, un événement spécial lié à la même marque de cours.
Fuseaux horaires
Chaque cours a un fuseau horaire, défini au moment de la création. Par défaut, le fuseau horaire du profil du mentor.
Si tu voyages et enseignes dans un autre fuseau horaire, règle le fuseau du cours explicitement à là où le cours a effectivement lieu, PAS à ton fuseau de voyage. L'heure de début du cours est ancrée au lieu du cours.
Quand des élèves dans différents fuseaux horaires consultent le planning, nous convertissons à leur fuseau local pour l'affichage. Le .ics dans leur calendrier ancre correctement au fuseau du cours.
Modifier des plannings avec des réservations existantes
Ce qui se passe si tu modifies un cours qui a déjà des réservations sur des séances futures :
- Ajout de séances : aucun impact sur les réservations existantes.
- Suppression de séances (via blocage) : nous annulons ces réservations, remboursons selon la politique d'annulation, envoyons un e-mail aux élèves.
- Déplacement d'une séance à une heure différente : nous envoyons un e-mail aux élèves avec la nouvelle heure et mettons à jour leur .ics. La réservation reste valide.
- Déplacement d'une séance à une date différente : nous envoyons un e-mail aux élèves ; certains devront annuler. Les remboursements s'appliquent selon la politique.
Bonne pratique : ne déplace pas de séances dans une fenêtre de 48 heures avant le début. Communique d'abord.
Changements de capacité
Tu peux changer la capacité sur un cours à tout moment. Si tu augmentes la capacité, plus de réservations peuvent entrer. Si tu diminues la capacité en dessous des réservations actuelles, les réservations existantes ne sont pas annulées ; les nouvelles réservations sont bloquées jusqu'à ce que les réservations existantes descendent sous la nouvelle capacité.
Délai minimum
Certains mentors n'acceptent pas les réservations de dernière minute. Les paramètres du cours ont un champ "délai minimum" : les réservations dans cette fenêtre sont désactivées.
Réglages courants :
- 0 heure (autoriser la dernière minute) : par défaut.
- 2 heures : te laisse préparer, bloque les réservations 10 minutes avant.
- 24 heures : te laisse communiquer avant, bloque les réservations le jour même.
Questions fréquentes
Puis-je faire tourner deux cours en même temps (par ex. en parallèle) ? Oui. Chaque cours est indépendant. Ils peuvent se chevaucher dans le temps. La plateforme ne détecte pas ni n'avertit des collisions de planning ; c'est ta responsabilité.
Puis-je copier un planning récurrent d'un cours à un autre ? Pas directement. Duplique le cours (ce qui copie le modèle de planning), puis modifie le titre/description/prix pour le nouveau cours. Plus rapide que de construire deux fois.
Mon cours récurrent affiche UNE séance dans le répertoire. Où est le reste du planning ? La carte du répertoire affiche la prochaine séance à venir. Clique sur la page de détail du cours pour voir le planning complet à venir (et choisir n'importe quelle date pour réserver).
Que deviennent les réservations sur un cours que je désactive ? Les réservations passées restent dans le dossier. Les réservations futures sont annulées avec remboursement intégral (car initié par le mentor). Le cours disparaît du répertoire ; l'URL fonctionne encore mais dit "ce cours n'est plus en cours".
Prochaines étapes
- Gérer les réservations : que faire à mesure que les réservations arrivent.
- Synchronisation du calendrier pour les mentors : garder ton planning MoveMentors dans ton calendrier existant.