Toutes les personnes à qui tu enseignes se retrouvent sur une seule liste, sur /mentor/clients : les élèves qui ont réservé un cours collectif, tes clients en privé, et toute personne pour qui tu as enregistré une séance. Chacun a sa propre page, avec son historique de séances, ce qu'il a payé, ce qu'il te doit encore, et tes notes privées.
La liste des clients
Cherche par nom, e-mail ou téléphone, et trie par Activité récente, Le plus de séances, Top revenus ou Nom (A à Z).
Chaque ligne affiche :
- Le nom et les coordonnées.
- Le nombre de séances avec toi et ce que tu as gagné avec cette personne.
- La date de sa dernière activité et ses séances à venir.
- De petites pastilles : Invité (pas de compte MoveMentors), une icône de note quand tu as écrit une note sur cette personne, le solde de son forfait ou de son abonnement, et tout montant qu'elle te doit encore.
Clique sur une ligne pour ouvrir la page du client.
La page d'un client
- Statistiques : total des séances (dont combien étaient privées), revenus totaux, séances à venir et montant dû.
- Historique des séances : ses réservations de cours collectifs et ses séances privées avec toi, chacune avec son statut (par exemple Confirmée, Présent, En attente de paiement, Annulée ou Absent). Sur une séance privée, tu peux cliquer sur Marquer payé quand l'argent arrive, ou Annuler la séance.
- Arrangement : la façon dont ce client paie ses séances privées (voir plus bas).
- Notes : tes notes privées sur cette personne. Les clients et les autres mentors ne les voient jamais.
Comment les clients sont ajoutés
Une fiche client est créée automatiquement la première fois que quelqu'un réserve avec toi, réservations en tant qu'invité comprises (la fiche est liée à l'e-mail utilisé). Tu peux aussi ajouter des personnes toi-même :
- Ajouter un client sur /mentor/clients enregistre une personne, par exemple quelqu'un qui réserve ses séances privées avec toi par téléphone.
- Importer un CSV fait entrer d'un coup une liste d'anciens clients : jusqu'à 2 000 lignes et 2 Mo par fichier. Les exports de clients de Mindbody et Vagaro sont reconnus, et tout CSV avec une colonne pour le nom et une colonne pour l'e-mail ou le téléphone fonctionne. Les personnes déjà sur ta liste sont mises à jour, pas créées en double.
Si un même élève réserve avec deux e-mails différents au fil du temps, il apparaît comme deux clients distincts. On ne les fusionne pas automatiquement. Tu peux demander une fusion en écrivant au support avec les deux e-mails.
Enregistrer une séance privée
Nouvelle séance privée enregistre une séance individuelle que tu as donnée ou que tu vas donner. Choisis le client, la date, l'heure, la durée et le prix, et la façon dont il a payé : espèces, Venmo, PayPal, Zelle, virement bancaire, lien de paiement Stripe, crédit de forfait ou d'abonnement, gratuit, ou autre.
Coche Déjà payé pour la compter tout de suite dans tes revenus. Sinon, elle est enregistrée comme planifiée, et tu la marques payée quand l'argent arrive.
Arrangements pour les clients en privé
Si quelqu'un paie d'avance ou s'entraîne avec toi selon un accord régulier, règle un arrangement sur sa page :
- Paiement à la séance : pas de paiement d'avance. Chaque séance a son propre prix et son propre paiement. C'est le réglage par défaut.
- Forfait : un nombre fixe de séances pour un seul prix. Chaque séance que tu enregistres en utilise une, et sa page montre combien il en reste.
- Abonnement : un prix par semaine ou par mois qui couvre un nombre fixe de séances à chaque période.
- Gratuit / offert : les séances comptent dans l'historique du client mais pas dans tes revenus. Pratique pour un échange de services, des séances offertes ou un essai.
Régler un nouvel arrangement remplace l'actuel. Les séances que tu enregistres ensuite comptent pour le nouveau.
Bien utiliser ta liste de clients
Accueillir les nouveaux habitués
Quand quelqu'un est venu à quelques cours d'affilée, une petite attention personnelle l'aide à rester :
- Envoie un petit mot de remerciement par e-mail ou par SMS et demande comment se passent les cours.
- Note dans ses notes ce que tu as remarqué : blessures, préférences, objectifs.
- Si tu vends des forfaits de cours, parles-en. Un forfait convient bien à quelqu'un qui vient chaque semaine.
Prendre des nouvelles des personnes que tu ne vois plus
Trie par Activité récente et descends en bas de la liste pour voir qui n'est pas venu depuis un moment. Certains ont déménagé ou changé d'habitudes, et c'est normal. Pour d'autres, un petit mot amical suffit, ou un code promo pour leur premier cours de retour (les codes promo font partie des formules Pro et Premium). Tiens-t'en à un ou deux messages ; au-delà, ça devient insistant.
Avant le cours
Pour les séances privées et les petits groupes, ouvre la page de chaque client à l'avance et relis rapidement tes notes. Les gens remarquent quand tu te souviens qu'ils appréhendaient les flexions arrière.
Confidentialité
Tu peux voir les coordonnées d'un client parce qu'il a réservé avec toi ou que tu l'as ajouté. Tes notes restent privées.
Si un client nous demande de supprimer ses données, on te prévient d'abord, puis on supprime ses informations personnelles en gardant les enregistrements de paiement anonymes dont tu as besoin pour ta comptabilité.
Questions fréquentes
Je peux importer mes clients depuis un ancien outil ? Oui. Exporte ta liste de clients en CSV (depuis Mindbody, Vagaro ou un tableur) et utilise Importer un CSV sur /mentor/clients. Chaque fichier peut contenir jusqu'à 2 000 lignes et 2 Mo.
Je peux exporter ma liste de clients ? Pas encore. Pour tes revenus, voir Exporter tes revenus en CSV.
Je peux voir avec quels autres mentors un client prend des cours ? Non. L'historique d'un client avec toi n'est visible que par toi, et on ne partage jamais les données clients d'un mentor avec un autre.
Deux mentors peuvent partager une même liste de clients ? Non. Chaque compte mentor a sa propre liste.
Je peux envoyer un e-mail à tous mes clients d'un coup ? Pas depuis MoveMentors pour l'instant. Utilise ton propre outil d'e-mail ou de messagerie.
Étapes suivantes
- Gérer les réservations : les réservations du quotidien qui remplissent ta liste de clients.
- Proposer des séances privées : permettre à tes clients de réserver du temps en tête-à-tête avec toi.
- Finances et dépenses : le côté argent de ton enseignement.