Chaque élève qui a déjà réservé avec toi est un client. Le tableau de bord des clients à /mentor/clients est un CRM intégré qui suit la relation : nombre de réservations, dépense à vie, dernière présence, et tes notes.
La liste des clients
La vue par défaut affiche tous les clients triés par récence. Chaque ligne :
- Photo / avatar.
- Nom et e-mail.
- Total de réservations.
- Dépense à vie.
- Date de dernière présence.
- Pastille de statut : "Habitué" (5+ réservations), "Actif" (1 à 4 réservations dans les 90 derniers jours), "Inactif" (dernière réservation il y a 90+ jours).
Clique sur une ligne client pour ouvrir son profil complet.
La vue détaillée client
Chaque client a une page dédiée avec :
En-tête
Nom, e-mail, infos de contact, statut. Statistiques rapides : total de réservations, dépense totale, moyenne par réservation, temps depuis la première réservation, temps depuis la plus récente.
Historique de réservations
Toutes les réservations avec toi, de la plus ancienne à la plus récente. Chaque entrée affiche :
- Titre du cours et date.
- Statut (terminée, absent, annulée).
- Statut de paiement et montant.
- Le lieu de la séance.
Notes
Une zone de texte libre pour tes observations privées. Exemples de notes utiles :
- "A un problème de bas du dos, a besoin de modifications dans les flexions avant."
- "A mentionné qu'elle s'entraîne pour un semi-marathon, juin 2026."
- "Mariage en août 2026, était nerveuse à propos de sa souplesse."
- "Apporte toujours son propre tapis, préfère la place du coin."
Les notes sont privées pour toi. Les autres mentors ne les voient pas. Le client ne les voit pas. C'est ta mémoire.
Tags
Tags optionnels que tu peux appliquer pour organiser. Tags courants :
- "Pré/postnatal".
- "Blessure".
- "Débutant".
- "Récurrent hebdomadaire".
- "Atelier uniquement".
Tu peux filtrer la liste des clients par tag.
Actions de contact
Un bouton "Message" qui envoie un e-mail via la plateforme (Reply-To réglé sur ton e-mail). Utile pour des prises de nouvelles personnelles, des offres spéciales aux habitués, ou des questions de reprogrammation.
Comment les clients sont ajoutés
Une fiche client est créée automatiquement la première fois que quelqu'un réserve avec toi. Tu n'as pas besoin d'ajouter manuellement qui que ce soit. Même les réservations invité créent une fiche client (ancrée à l'e-mail utilisé).
Si un même élève réserve avec deux e-mails différents au fil du temps, il apparaît comme deux clients distincts. Nous ne fusionnons pas automatiquement. Tu peux demander une fusion en envoyant un e-mail au support avec les deux e-mails.
Comment les clients se mettent à jour
À chaque fois qu'une réservation a lieu (ou se termine, est annulée, etc.), la fiche client se met à jour : dépense à vie, dernière présence, total de réservations.
La "dépense à vie" reflète uniquement les réservations terminées et payées. Les réservations remboursées réduisent le compte. Les réservations annulées non remboursées (absences où tu as gardé l'argent) comptent quand même.
Bien utiliser le CRM
Accueillir les habitués
Quand un élève franchit le cap de 3 à 5 réservations, il est au seuil de devenir un habitué. Le CRM les fait remonter dans le filtre "en croissance". Quelques actions à fort effet de levier :
- Envoie un rapide "merci d'être venu, j'espère que ça te plaît" en message.
- Note les préférences que tu as remarquées.
- Propose un pack de cours (si tu en as un) à un petit prix de remerciement.
Ces petites attentions améliorent considérablement la rétention.
Réengager les clients inactifs
Les clients qui n'ont pas réservé depuis 90+ jours apparaissent comme "Inactifs". Périodiquement, parcours cette liste. Certains sont à ignorer (ils ont déménagé, leur vie a changé). Pour d'autres, il est pertinent de les réengager :
- Un message court : "Salut Sarah, j'ai remarqué que tu n'étais pas venue depuis un moment ; dis-moi si je peux faire quoi que ce soit".
- Une offre : "Premier cours de retour à 25 % de réduction, code SARAH25".
Vise 1 à 3 messages de réengagement par trimestre. Plus que ça, ça devient envahissant.
Préparation avant le cours
Pour les séances privées ou les petits cours en groupe où tu te souviens des individus, ouvre le profil de chaque client à l'avance et survole tes notes. C'est le genre de chose que les élèves remarquent ("elle s'est souvenue que j'étais nerveuse pour les flexions arrière") et dont ils parlent dans les avis.
Exports
Tu peux exporter la liste complète des clients au format CSV pour l'utiliser dans d'autres outils (Mailchimp, Google Sheets, etc.).
/mentor/clients a un bouton "Exporter CSV". Le CSV contient : nom, e-mail, téléphone, total de réservations, dépense à vie, date de première réservation, date de dernière réservation, statut, tags.
Utile pour :
- Construire une liste de diffusion d'habitués pour la newsletter.
- Réconcilier avec ta comptabilité existante.
- Une sauvegarde au cas où tu quitterais la plateforme.
RGPD et données clients
Les e-mails et infos de contact des clients te sont visibles parce qu'ils ont réservé des cours avec toi. C'est un usage légitime sous le RGPD / les réglementations similaires.
Les clients peuvent demander la suppression de leurs données en envoyant un e-mail au support. Quand une demande de suppression arrive, nous t'envoyons un e-mail pour te prévenir (afin que tes archives ne soient pas modifiées en silence) puis nous supprimons les données personnelles du client tout en préservant les fiches de transaction anonymes dont tu as besoin pour la comptabilité.
Questions fréquentes
Puis-je importer des clients existants depuis un outil précédent ? Pas directement. Tu peux ajouter manuellement des notes aux clients existants (qui doivent avoir réservé au moins une fois), mais nous n'offrons pas d'import en masse pour des clients hypothétiques qui n'ont pas réservé. Si tu as une liste d'anciens élèves, la façon de les faire venir sur la plateforme est de les inviter à réserver un cours.
Puis-je voir avec quels autres mentors un client prend des cours ? Non. L'historique de réservations d'un client avec toi n'est visible que par toi. Nous ne partageons pas de données inter-mentors.
Plusieurs mentors peuvent-ils partager un CRM (par ex. un duo d'enseignants) ? Chaque mentor a son propre CRM. Les studios (type de compte différent) ont un CRM partagé entre tous leurs profs.
Puis-je envoyer du marketing à tous mes clients d'un coup ? Pas directement via la plateforme. Exporte le CSV vers ton propre outil de diffusion. Nous pourrions ajouter de la diffusion d'e-mails native à l'avenir ; pas dans la feuille de route immédiate.
Prochaines étapes
- Gérer les réservations : le flux quotidien qui peuple le CRM.
- Finances et dépenses : le côté argent de la relation.