Une fois que les cours sont en ligne, les élèves commencent à réserver. Le tableau de bord des réservations à /mentor/bookings est où tu passes l'essentiel de ton temps d'ops quotidien.
Statuts de réservation
Chaque réservation a un statut. Le cycle de vie :
| Statut | Ce que ça signifie | Qui peut le faire évoluer |
|---|---|---|
PENDING | Réservé mais pas encore payé (pour les moyens manuels) | Toi : marquer payé → CONFIRMED |
CONFIRMED | Payé et verrouillé | Toi : marquer terminé / absent |
COMPLETED | Le cours a eu lieu et l'élève a participé | Final ; seul un remboursement est possible après |
NO_SHOW | Le cours a eu lieu ; l'élève n'a pas participé | Final |
CANCELLED | La réservation a été annulée d'un côté ou de l'autre | Final |
Les paiements par carte Stripe sautent PENDING et passent directement à CONFIRMED (le paiement est capturé au moment de la réservation).
Les moyens de paiement manuels (banque, PayPal, etc.) restent PENDING jusqu'à ce que tu confirmes la réception du paiement.
La liste des réservations
La liste à /mentor/bookings affiche :
- Toutes tes réservations, triées par défaut selon la prochaine date de cours.
- Filtres : statut (en attente / confirmée / terminée / absent / annulée), plage de dates, moyen de paiement, cours.
- Recherche par nom d'élève, e-mail ou ID de réservation.
Clique sur n'importe quelle réservation pour la page de détail complète : qui, quand, quoi, statut de paiement, moyen de paiement, participants s'il s'agit d'une réservation de groupe, la politique d'annulation et les boutons d'action.
Flux quotidien
Vérification du matin
Ouvre /mentor/bookings une fois chaque matin. Filtre sur "aujourd'hui" et survole :
- Assure-toi que les cours d'aujourd'hui sont toujours fréquentés (vérifie les capacités).
- Marque les cours d'hier comme terminés / absents (tu peux aussi le faire à la fin de chaque cours).
- Traite les réservations en attente (marque comme payé celles pour lesquelles tu as reçu le paiement).
Après chaque cours
À la fin de chaque cours :
- Ouvre la séance du jour sur ton téléphone ou ton ordinateur.
- Pour chaque réservation, clique sur "Marquer terminé" ou "Marquer absent" selon que l'élève a participé.
- Si quelqu'un a payé en espèces le jour J, clique d'abord sur "Marquer payé" (puis marque terminé).
La plupart des mentors font cela en environ 2 minutes pendant le retour au calme.
Nettoyage hebdomadaire
Une fois par semaine (vendredi pour beaucoup de mentors) :
- Filtre sur "cette semaine, paiement en attente". Relance les élèves qui n'ont pas payé via des moyens manuels.
- Regarde les réservations de la semaine prochaine et vérifie que la capacité est raisonnable.
- Réponds aux demandes.
Marquer payé (moyens manuels)
Pour les réservations payées par virement, PayPal, Venmo, etc. :
- Confirme que l'argent est arrivé sur ton compte (vérifie ta banque, PayPal, etc.).
- Ouvre la réservation sur MoveMentors.
- Clique sur "Marquer payé".
- La réservation passe de
PENDINGàCONFIRMED. - L'élève reçoit un e-mail "ta réservation est confirmée".
Ne marque pas comme payé tant que tu n'as pas réellement reçu le paiement. Le système te fait confiance ; ne casse pas la confiance en marquant payé de manière spéculative.
Pour les paiements en espèces le jour J, marque payé après le cours (ou dès que tu as les espèces).
Confirmer et terminer
Tu n'as pas besoin de "confirmer" les réservations payées par Stripe ; elles sont confirmées automatiquement. Tu DOIS confirmer les réservations payées manuellement (l'action marquer-payé confirme implicitement).
Tu DOIS "terminer" toutes les réservations à la fin du cours. Le système peut auto-terminer les réservations 24 heures après l'heure de début du cours si tu oublies, mais l'auto-finalisation traite les réservations non marquées comme terminées, ce qui laisse passer les absents.
Bonne pratique : marque la finalisation à la fin de chaque cours.
Absences
Une absence est un élève qui a payé mais qui n'a pas participé. Le traitement par défaut :
- La réservation est marquée
NO_SHOW. - L'élève garde son paiement (pas de remboursement automatique).
- L'élève reçoit un e-mail disant "nous t'avons marqué comme non participant ; si c'est faux, contacte le mentor".
Certains mentors sont généreux avec les absences (offrent un crédit pour un cours futur) ; d'autres sont stricts (pas de remboursement, pas de crédit). À toi de voir.
Communiquer avec les élèves
La page de détail de réservation a une action "Message". Cela envoie un e-mail à sens unique à l'élève via la plateforme. Il peut répondre directement (sa réponse arrive dans ta boîte de réception plateforme).
Utilise-la pour :
- Confirmer qu'un paiement a été reçu.
- Poser une question sur une réservation.
- Notifier d'un changement de lieu.
- Envoyer des instructions avant le cours.
Ne l'utilise pas pour :
- Faire du marketing pour des cours futurs (c'est à quoi servent ta bio de profil et Instagram).
- Communication romantique / personnelle (contraire aux règles communautaires).
Gestion des réservations de groupe
Quand un élève réserve plusieurs places :
- Une fiche de réservation couvre tout le groupe.
- La taille du groupe et les noms des participants supplémentaires sont visibles sur le détail de la réservation.
- Un paiement pour tout le groupe.
- Une action "Marquer payé" / "Marquer terminé" couvre toutes les places.
Tu ne peux pas marquer une place comme terminée et une autre comme absente au sein de la même réservation. Si 4 places ont été réservées et 3 ont participé, marque toute la réservation comme terminée (c'est ok d'être généreux sur la quatrième).
Rembourser via le tableau de bord
Si tu veux rembourser une réservation :
- Ouvre la réservation.
- Clique sur "Annuler et rembourser".
- Choisis "Remboursement intégral" ou "Remboursement partiel" (précise le montant).
- Ajoute une note explicative optionnelle.
Pour les paiements Stripe : le remboursement est traité immédiatement. Pour les moyens manuels : tu gères le remboursement hors plateforme. Clique sur "Marquer comme remboursé" une fois que tu as réellement renvoyé l'argent.
Cas particuliers
L'élève a payé via Stripe mais tu as marqué la réservation comme absent. Il demande pourquoi il a payé. Il a payé parce qu'il a réservé. Absent signifie qu'il n'est pas venu ; le paiement reste valable. Tu peux choisir de le rembourser par geste commercial ; le système ne te force pas.
Deux élèves ont réservé la même place (race condition). La plateforme empêche cela via le verrouillage de ligne au niveau base de données. Le dépassement de capacité est mathématiquement impossible. Si tu vois quelque chose qui y ressemble, fais une capture d'écran et envoie un e-mail au support immédiatement.
L'élève insiste qu'il a payé en espèces mais tu ne te souviens pas. Délicat. Nous faisons par défaut confiance à l'hôte sur ces cas. Si l'élève a un reçu ou une capture d'écran, il devrait l'envoyer. Sinon, médiatise avec l'élève et accorde la réservation si tu ne peux pas prouver le contraire.
Questions fréquentes
Puis-je auto-confirmer tous les paiements manuels ? Non. La confirmation des paiements manuels est une étape humaine délibérée pour prévenir la fraude. La friction est la fonctionnalité.
Puis-je terminer en masse toutes les réservations d'une séance ?
Oui, sur la vue de la séance. Clique sur "Tout terminer" sur la carte de la séance et chaque réservation de cette séance passe à COMPLETED. Marquer les absences individuelles nécessite toujours une action par réservation.
La réservation montre le mauvais nombre de participants. Vérifie la taille du groupe sur la réservation ; le nombre affiché est "1 (le titulaire)" plus les participants supplémentaires. Une réservation de groupe à 4 places montre une taille de groupe de 4 de ton côté.
Puis-je exporter les réservations vers un tableur ? Oui, la liste des réservations a un bouton "Exporter CSV". Utile pour la comptabilité ou le reporting.
Prochaines étapes
- Clients (CRM) couvre la relation à plus long terme avec les élèves réguliers.
- Finances et dépenses couvre le côté argent.