Agenda-synchronisatie hangt af van diensten van derden en van toestemmingen die af en toe verlopen. Dit artikel behandelt de meest voorkomende problemen.
Zo werkt de synchronisatie met Google Agenda
- Van Google naar MoveMentors: afspraken in je Google Agenda blokkeren dezelfde tijden op MoveMentors, zodat niemand je dan kan boeken. We controleren elke 15 minuten, en meteen als je op Nu synchroniseren klikt.
- Van MoveMentors naar Google: alleen bevestigde boekingen voor online lessen op Google Meet komen in je Google Agenda, elk met een eigen Meet-link. Fysieke lessen en Zoom-lessen komen er niet in.
Zo werkt de synchronisatie met Apple Agenda
- Van iCloud naar MoveMentors: afspraken in je iCloud-agenda's (bijvoorbeeld Thuis en Werk) blokkeren dezelfde tijden op MoveMentors. We controleren elke 15 minuten, en meteen als je in het blok Bezette tijden uit Apple Agenda op Nu synchroniseren klikt.
- Van MoveMentors naar iCloud: niets. Apple Agenda is alleen-lezen.
Kunnen we iCloud niet bereiken, dan blijven je bestaande bezette tijden staan tot de volgende synchronisatie die wel lukt.
Mijn afspraken verschijnen niet
MoveMentors zet alleen boekingen voor online lessen op Google Meet in je Google Agenda. Wil je je hele lesrooster in een agenda-app zien, gebruik dan Agenda exporteren op de pagina Verbindingen.
1. Check de koppeling
/mentor/settings/connections toont de status van je gekoppelde agenda's.
- Verbonden: een groene stip en Verbonden als met je Google-account.
- Niet verbonden: geen groene stip, wel een knop Google koppelen. Klik erop en geef opnieuw toegang.
Is Google gekoppeld maar ontbreken er afspraken, ga dan door.
2. Check of je naar de juiste agenda kijkt
MoveMentors zet afspraken in de agenda die op de Google-rij staat. Heb je meerdere Google-accounts of agenda's, zorg dan dat die agenda aangevinkt (zichtbaar) is in de linkerzijbalk van Google Agenda.
Apple Agenda is alleen-lezen: MoveMentors zet nooit afspraken in iCloud.
3. De afspraak komt erbij zodra een boeking is bevestigd
De Meet-afspraak wordt gemaakt zodra een boeking is bevestigd, niet wanneer je de les aanmaakt of een sessie toevoegt. Bij een gratis les gebeurt dat meteen; bij een betaalde les zodra de kaartbetaling rond is.
Is een boeking al een tijdje bevestigd en staat de afspraak er nog steeds niet, ga dan door.
4. Wat Nu synchroniseren doet
De knop Nu synchroniseren in het blok Bezette tijden uit Google Agenda haalt je bezette tijden op uit Google. Hij stuurt je boekingen niet (opnieuw) naar Google.
Ontbreekt de Meet-afspraak voor een bevestigde boeking, dan heeft de student de link nog steeds in de bevestigingsmail en op de boekingspagina, en jij vindt hem op je sessiepagina. Gebeurt het vaker, koppel Google dan los, koppel het opnieuw en mail support.
Mislukt Nu synchroniseren, dan zie je een melding dat we Google Agenda niet konden bereiken. Probeer het nog eens, of koppel Google los en opnieuw als het blijft mislukken.
Een Google- of Apple-afspraak blokkeert mijn tijd niet
Kunnen studenten nog een tijd boeken waarop je volgens Google Agenda of Apple Agenda bezet bent, check dan:
- De afspraak staat niet op Beschikbaar. Open hem in Google Agenda en check of "Weergeven als" op Bezet staat. Check in Apple Agenda dat de afspraak niet op vrij staat. Afspraken die als vrij of Beschikbaar worden weergegeven, blokkeren niets.
- Het is geen afspraak voor de hele dag. Afspraken die de hele dag duren (feestdagen, verjaardagen, een vrije dag) blokkeren niets. Wil je een dag blokkeren, geef de afspraak dan een begin- en eindtijd.
- Hij staat in een agenda die we lezen. Bij Google tellen alleen afspraken in de agenda op de Google-rij mee. Andere agenda's in je Google-account, ook gedeelde of geabonneerde, blokkeren niets. Bij Apple lezen we elke iCloud-agenda waar afspraken in staan, en het Apple-blok toont welke ("We lezen je iCloud-agenda's: Thuis, Werk"). Geabonneerde agenda's, herinneringenlijsten en agenda's die niet in iCloud staan (bijvoorbeeld onder "Op mijn Mac") worden niet gelezen.
- Geef het even de tijd. We controleren elke 15 minuten. Wil je het meteen checken, klik dan op Nu synchroniseren in het Google- of Apple-blok op /mentor/settings/connections. Het blok toont je eerstvolgende bezette tijden, zodat je ziet of de afspraak ertussen staat.
We kijken 30 dagen vooruit, dus afspraken die verder weg liggen komen erbij naarmate ze dichterbij komen. Een bezette tijd houdt alleen nieuwe boekingen tegen: wie die tijd al had geboekt voordat je de afspraak toevoegde, blijft geboekt.
Afspraken staan op het verkeerde tijdstip
Meest voorkomende oorzaak: een verschil in tijdzone.
De tijdzone van de les wordt ingesteld bij het aanmaken van de les (standaard de tijdzone van je profiel). De starttijd van de afspraak hangt aan die tijdzone. Wanneer je agenda-app de afspraak toont, rekent hij die om naar de lokale tijdzone van je agenda.
Ben je op reis geweest en toont je agenda-app nu een andere tijdzone dan thuis, dan staan afspraken van vóór de reis nog in hun oorspronkelijke tijdzone, omgerekend naar je huidige weergavetijdzone. Dat klopt, maar het is verwarrend.
Om te controleren: open de afspraak in Google Agenda. De details zouden de oorspronkelijke tijdzone moeten tonen (bijv. "11:00 Berlijnse tijd, 5:00 New Yorkse tijd"). Zo niet, dan klopt de tijdzone van de les niet; bewerk de les op MoveMentors en pas hem aan. Afspraken die al in je agenda staan veranderen niet mee, dus pas die aan of verwijder ze in je agenda.
Annuleringen verwijderen afspraken niet
MoveMentors wijzigt of verwijdert afspraken in Google Agenda niet automatisch. Wordt een boeking geannuleerd of verschuift een sessie, pas de afspraak dan zelf aan of verwijder hem in je agenda. Bij Zoom werkt het net zo: meetings blijven op je Zoom-account staan tot je ze verwijdert.
Andersom ook niet: een Meet-afspraak verwijderen in Google annuleert de boeking niet. Annuleer die via je boekingen op MoveMentors.
Mijn agenda staat vol dubbele afspraken
MoveMentors maakt voor elke bevestigde boeking een afspraak, elk met een eigen Meet-link. Een les met vijf boekingen toont dus vijf afspraken op hetzelfde moment. Dat hoort zo.
Zie je dezelfde boeking twee keer:
- Verwijder de extra afspraken in Google Agenda.
- Blijven er dubbele afspraken verschijnen, mail support dan met de gegevens van de boeking.
Google Agenda: "Geen toegang tot je agenda"
De toestemming bij Google kan verlopen of ingetrokken zijn.
Om op te lossen:
- Klik op /mentor/settings/connections op Loskoppelen op de Google-rij. Daarmee haal je ook de toegang van MoveMentors uit je Google-account weg en worden de geïmporteerde bezette tijden uit Google verwijderd.
- Klik op Google koppelen en geef opnieuw toegang. Je bezette tijden worden direct na het opnieuw koppelen weer ingelezen.
Je kunt de toegang ook aan de kant van Google weghalen, bijvoorbeeld als MoveMentors na het loskoppelen nog in je Google-account staat:
- Ga naar myaccount.google.com/security.
- Zoek "Apps van derden met toegang tot je account".
- Staat MoveMentors er nog tussen, verwijder dan de toegang.
- Terug op MoveMentors, klik op Google koppelen en geef opnieuw toegang.
Apple Agenda: "Authenticatie mislukt"
Het app-specifieke wachtwoord van Apple is misschien gewijzigd, of je tweestapsverificatie is vernieuwd.
Om op te lossen:
- Ga naar appleid.apple.com, dan naar "App-specifieke wachtwoorden", en verwijder het oude MoveMentors-wachtwoord.
- Maak een nieuw app-specifiek wachtwoord aan.
- Terug op MoveMentors, klik op /mentor/settings/connections op Loskoppelen op de Apple-rij, dan op Apple koppelen, en vul het nieuwe wachtwoord in.
Tot je opnieuw koppelt, staat de synchronisatie met iCloud op pauze: de bezette tijden die al zijn geïmporteerd blijven zoals ze zijn, maar nieuwe of gewijzigde afspraken in iCloud komen er niet bij. Direct na het opnieuw koppelen worden je bezette tijden weer gelezen.
Wat synchroniseert, en in welke richting
- Je afspraken in Google en iCloud blokkeren je tijden op MoveMentors. Voeg een afspraak toe in Google of iCloud, of verplaats of verwijder er een, en de bezette tijd volgt bij de volgende synchronisatie.
- Je lessen op MoveMentors volgen Google niet. Een Meet-afspraak verplaatsen of verwijderen in Google verplaatst of annuleert de boeking niet.
- Wil je de tijd van een sessie wijzigen, bewerk hem dan in MoveMentors. De afspraak die al in je Google Agenda staat, schuift niet mee, dus pas die daar ook aan.
Studenten kregen mijn roosterwijzigingen niet
Agenda-synchronisatie gebeurt tussen MoveMentors en je agenda-app. Het verandert niets aan wat studenten zien.
Als je een sessietijd wijzigt:
- De lespagina wordt direct bijgewerkt.
- Studenten die de betreffende sessie hebben geboekt, krijgen een e-mail over de wijziging.
- Hun .ics-agendabestanden (al in hun persoonlijke agenda's) worden NIET automatisch bijgewerkt; ze zouden ze opnieuw moeten downloaden.
We werken aan een agenda-abonnement voor studenten (een webcal://-URL waarop ze zich kunnen abonneren, zodat wijzigingen vanzelf binnenkomen). Nog niet live.
Waarom toont mijn agenda "Onbekende organisator" bij MoveMentors-afspraken
Het organisatorveld is soms leeg of algemeen, afhankelijk van hoe je agenda is ingesteld. De afspraak werkt gewoon (juiste tijd, Meet-link, enz.); de weergave van de organisator komt door hoe Google afspraken toont die door andere apps zijn gemaakt.
Stoort het je, dan kun je de afspraak met de hand bewerken en jezelf als organisator instellen, maar de afspraken die MoveMentors maakt hebben een algemene organisator.
Veelgestelde vragen
Kan ik de Outlook-agenda gebruiken? Niet rechtstreeks. Gebruik Agenda exporteren op de pagina Verbindingen en importeer het bestand in Outlook. Afspraken in Outlook blokkeren geen tijden op MoveMentors; dat doen alleen afspraken in je gekoppelde Google Agenda en in je iCloud-agenda's.
Mijn telefoon toont afspraken; mijn agenda op de computer niet. Waarschijnlijk is de agenda op de computer verborgen. Check de lijst met agenda's in de linkerzijbalk en zet hem zichtbaar.
Synchronisatie stopt na een paar weken. Meestal is de toegang bij Google verlopen of ingetrokken. Klik op de pagina Verbindingen op Loskoppelen op de Google-rij en daarna opnieuw op Google koppelen. Bij Apple is het app-specifieke wachtwoord waarschijnlijk ingetrokken, bijvoorbeeld omdat je je Apple ID-wachtwoord hebt gewijzigd. Maak een nieuw aan en klik dan op Loskoppelen en opnieuw op Apple koppelen.
Afspraken ontbreken voor één specifieke les maar zijn er wel voor andere. Check of de les online is en op Google Meet staat. Zoom-lessen krijgen een Zoom-meeting in plaats van een afspraak in Google Agenda, en fysieke lessen komen nooit in Google Agenda.
Volgende stappen
- Agenda-synchronisatie voor mentors: uitleg over het instellen.
- Roosters en herhaling: hoe lesroosters werken.