Het annuleringsbeleid dat je instelt is de grootste contractbepaling tussen jou en je studenten. Het platform handhaaft het, dus het verkeerde kiezen creëert wrijving die je niet makkelijk ongedaan kunt maken.
De vier opties
| Beleid | Refund window | Beste voor |
|---|---|---|
| Flexibel | 24 uur voor de les | Drop-in lessen, casual community |
| Gematigd | 48 uur voor de les | Reguliere wekelijkse lessen, meeste mentors |
| Strikt | 7 dagen voor de les | Workshops, intensives, retreats |
| Custom | Jij stelt in | Speciale gevallen |
Het venster wordt achteruit gemeten vanaf de starttijd van de les. Een 48-uurs beleid op een zaterdag 10:00 les betekent dat annuleringen worden gehonoreerd tot donderdag 10:00.
Wat "refund window" betekent
Als de student annuleert BINNEN het venster: ze krijgen automatisch een volledige terugbetaling. Voor Stripe-betalingen is dit automatisch via de API; voor handmatige methoden sturen we je een herinneringsmail om het geld terug te sturen.
Als de student annuleert BUITEN het venster: de boeking gaat naar CANCELLED maar geen terugbetaling. Jij houdt het geld. Dit is het platform-standaardgedrag; je kunt altijd handmatig een terugbetaling toekennen als je wilt.
Je KUNT altijd een terugbetaling uitgeven ongeacht het beleid. Het beleid is het minimum waar de student recht op heeft; het maximum is jouw discretie.
Het juiste beleid kiezen
Flexibel (24u)
Kies als:
- Je frequente lessen draait (meerdere per week) en flexibiliteit hebt om late annuleringen te absorberen.
- Je les waarschijnlijk niet vol raakt; een lege plek is geen echt verlies.
- Je boekingswrijving wilt minimaliseren en erop vertrouwt dat de meeste studenten niet uithaken.
Sla over als:
- Je workshops draait (eenmalige events) waar voorbereiding significant is.
- Je lessen regelmatig uitverkopen en een late annulering betalende studenten buitensluit.
Gematigd (48u)
De standaard die werkt voor de meerderheid van reguliere wekelijkse lessen. De meeste studenten annuleren tegen woensdag voor een zaterdagles als ze niet kunnen; 48u vangt het realistische annuleringsvenster zonder bestraffend te zijn.
Kies als:
- Je reguliere wekelijkse lessen draait.
- Je een balans wilt tussen studentvriendelijkheid en bescherming van je tijd.
Strikt (7 dagen)
Voor workshops, intensives, retreats. Alles waar:
- Je materiaal hebt besteld of extra ruimte hebt gehuurd.
- Je een minimumaanwezigheidsdrempel hebt voor het event om door te gaan.
- De les onderdeel is van een sequentie (bijv. een 4-weekse cursus).
7 dagen is lang genoeg dat je doorgaans de plek kunt vullen als iemand uitvalt en beschermt je tegen late annuleringen die echt geld kosten.
Custom
Het custom beleid laat je instellen:
- Een willekeurig uurvenster (bijv. 96 uur).
- Een "geen terugbetaling na X" harde cut-off met een "tot dan 50% terugbetaling" tussenoptie.
- Vrije-tekst uitzonderingstekst ("Terugbetalingen naar onze discretie voor medische noodgevallen met documentatie").
Gebruik custom wanneer de standaardopties niet passen. Veelgebruikte custom-setups:
- Getrapte refund. Volledige terugbetaling 7 dagen voor, 50% 7-2 dagen voor, geen terugbetaling binnen 48u. Vangt verschillende risicostufen.
- Workshop met aanbetaling. "Aanbetaling is niet-terugbetaalbaar; saldo terugbetaalbaar tot 14 dagen ervoor".
Hoe studenten het beleid zien
Elke lespagina toont het beleid in eenvoudige taal op de boekings-sidebar. Studenten zien precies waar ze mee instemmen. We verbergen het beleid niet of tonen het niet alleen in kleine lettertjes.
De boekingsbevestigingsmail bevat ook het beleid in het bonnetje.
Per-les overrides
Het beleid dat je bij onboarding instelt is de standaard. Je kunt overschrijven op individuele lessen wanneer je ze maakt of bewerkt.
Patroon: de meeste mentors draaien "Gematigd" als standaard maar switchen naar "Strikt" voor workshops. De beleidsstap van de les-wizard laat je per les kiezen.
Uitzonderlijke gevallen afhandelen
Het beleid is een baseline. Real-world situaties vereisen soms flexibiliteit. Een paar veelvoorkomende en aanbevolen reacties:
Student is ziek op de dag van de les. Het beleid is hier stil; geen terugbetaling is technisch vereist. De meeste mentors bieden credit voor een toekomstige les (geen cash refund). Dit bouwt goodwill op tegen lage kosten.
Student kreeg een auto-ongeluk onderweg. Refund. Zelfs een strikt beleid moet hier buigen. Doe het gewoon.
Student is "vergeten" en heeft de les gemist. Beleid geldt. Geen terugbetaling. Dit is het meest voorkomende no-show scenario; de kosten absorberen zou studenten trainen om slordig te zijn.
Familienoodgeval / overlijden. Refund. Geen wrijving.
Weer (hun probleem om bij de les te komen). Beleid geldt. Houd de lijn aan tenzij hun stad echt onbereidbaar is.
Weer (jij annuleert vanwege omstandigheden). Jij geeft volledige terugbetaling ongeacht beleid. Jij die annuleert is anders dan zij die annuleren.
Wat gebeurt er wanneer je een les annuleert
Als je een sessie annuleert (je bent ziek, de venue ging dicht, enz.):
- Alle boekingen op die sessie worden automatisch terugbetaald voor Stripe-betalingen.
- Voor handmatige betalingen mailen we zowel jou als de studenten; jij initieert de terugbetaling.
- Het annuleringsbeleid-venster geldt niet voor mentor-geïnitieerde annuleringen. Studenten hebben sowieso recht op volledige terugbetaling.
Herhaaldelijke mentor-annuleringen zijn een rode vlag. Ons admin-team monitort annuleringspercentages; profielen met hoge annuleringspercentages krijgen een stil bericht en, in extreme gevallen, een tijdelijke pauze.
Een refund buiten beleid toekennen
Je kunt een student buiten het venster handmatig terugbetalen:
- Ga naar de boeking op je dashboard.
- Klik op "Cancel and refund".
- Voeg optioneel een notitie toe ("Toegekend als goodwill; gewoonlijk buiten beleid").
Voor Stripe-betalingen wordt de terugbetaling direct verwerkt. Voor handmatige methoden handel je de refund off-platform af; markeer de boeking als geannuleerd in het dashboard en betaal terug via je eigen methode.
Veelgestelde vragen
Kan ik verschillende polissen hebben voor verschillende studenttiers (regulars versus nieuw)? Niet native. Het beleid is per-les. Je kunt off-policy refunds toekennen aan regulars naar eigen inzicht.
Kan ik annuleringen volledig uitschakelen? Je kunt een custom beleid instellen met een 0-uurs venster, wat effectief "geen refunds, geen annuleringen" betekent. Studenten zien "No refunds" op de boekingspagina. Dit verlaagt boekingen significant; we raden het af tenzij je businessmodel echt geen annuleringen kan ondersteunen.
Geldt het beleid voor add-ons? Ja. Add-ons volgen het lesbeleid. Als een refund verschuldigd is, worden de add-ons samen met de plekprijs terugbetaald.
Hoe zit het met studio-lessen waar ik co-listed op ben? Het beleid van de studio geldt (het beleid van de maker). Jij als co-eigenaar overschrijft niet.
Volgende stappen
- Boekingen beheren behandelt wat te doen nadat een boeking binnenkomt.
- Voor de studentgerichte kant van refunds, zie Annuleringen en terugbetalingen (studenten).