Zodra lessen live zijn, beginnen studenten te boeken. Het boekingen-dashboard op /mentor/bookings is waar je de meeste van je dagelijkse operationele tijd besteedt.
Boekingsstatussen
Elke boeking heeft een status. De levenscyclus:
| Status | Wat het betekent | Wie hem kan verplaatsen |
|---|---|---|
PENDING | Geboekt maar nog niet betaald (voor handmatige methoden) | Jij: markeer als betaald → CONFIRMED |
CONFIRMED | Betaald en vastgelegd | Jij: markeer als voltooid / no-show |
COMPLETED | De les heeft plaatsgevonden en de student was aanwezig | Definitief; alleen terugbetaling mogelijk daarna |
NO_SHOW | De les heeft plaatsgevonden; de student niet | Definitief |
CANCELLED | Boeking is geannuleerd door een van beide kanten | Definitief |
Stripe-kaartbetalingen slaan PENDING over en gaan direct naar CONFIRMED (de betaling wordt op het moment van boeken gevangen).
Handmatige betaalmethoden (bank, PayPal, enz.) blijven PENDING totdat jij ontvangst van betaling bevestigt.
De boekingenlijst
De lijst op /mentor/bookings toont:
- Al je boekingen, standaard gesorteerd op volgende lesdatum.
- Filters: status (pending / confirmed / completed / no-show / cancelled), datumbereik, betaalmethode, les.
- Zoek op studentnaam, e-mail of boekings-ID.
Klik op een boeking voor de volledige detailpagina: wie, wanneer, wat, betaalstatus, betaalmethode, deelnemers als het een groepsboeking is, het annuleringsbeleid en de actieknoppen.
Dagelijkse workflow
Ochtendcheck
Open /mentor/bookings één keer per ochtend. Filter op "vandaag" en scan:
- Zorg ervoor dat de lessen van vandaag nog worden bijgewoond (check capaciteiten).
- Markeer de lessen van gisteren als voltooid / no-show (je kunt dit ook doen aan het einde van elke les).
- Onderneem actie op pending boekingen (markeer als betaald voor degenen waarvoor je betaling hebt ontvangen).
Na elke les
Aan het einde van elke les:
- Open de sessie van de dag op je telefoon of laptop.
- Klik per boeking op "Mark completed" of "Mark no-show", afhankelijk van of de student aanwezig was.
- Als iemand op de dag contant heeft betaald, klik dan eerst op "Mark paid" (en daarna op completed).
De meeste mentors doen dit in ongeveer 2 minuten tijdens de afsluiting.
Wekelijkse opruim
Eens per week (vrijdag voor veel mentors):
- Filter op "deze week, openstaande betaling". Achtervolg studenten die nog niet via handmatige methoden hebben betaald.
- Bekijk de boekingen van volgende week en controleer of de capaciteit redelijk is.
- Reageer op aanvragen.
Als betaald markeren (handmatige methoden)
Voor boekingen betaald via bankoverschrijving, PayPal, Venmo, enz.:
- Bevestig dat het geld op je rekening is binnengekomen (check je bank, PayPal, enz.).
- Open de boeking op MoveMentors.
- Klik op "Mark paid".
- De boeking gaat van
PENDINGnaarCONFIRMED. - De student ontvangt een "je boeking is bevestigd" e-mail.
Markeer niet als betaald totdat je daadwerkelijk de betaling hebt ontvangen. Het systeem vertrouwt jou; doorbreek dat vertrouwen niet door speculatief als betaald te markeren.
Voor contante betalingen op de dag, markeer als betaald na de les (of zodra je het geld hebt).
Bevestigen en voltooien
Je hoeft Stripe-betaalde boekingen niet te "bevestigen"; ze worden automatisch bevestigd. Je MOET wel handmatig-betaalde boekingen bevestigen (de actie als betaald markeren bevestigt impliciet).
Je moet alle boekingen "voltooien" aan het einde van de les. Het systeem kan boekingen 24 uur na de starttijd van de les auto-completen als je het vergeet, maar de auto-completion behandelt ongemarkeerde boekingen als voltooid, wat no-shows een vrijbrief geeft.
Best practice: markeer voltooiing aan het einde van elke les.
No-shows
Een no-show is een student die heeft betaald maar niet is verschenen. De standaardbehandeling:
- De boeking wordt gemarkeerd als
NO_SHOW. - De student behoudt zijn betaling (geen automatische terugbetaling).
- De student krijgt een e-mail met "we hebben je gemarkeerd als niet aanwezig; als dit verkeerd is, stuur de mentor een bericht".
Sommige mentors zijn ruimhartig met no-shows (bieden credit voor een toekomstige les); sommige zijn strikt (geen refund, geen credit). Jouw keuze.
Communiceren met studenten
De boekings-detailpagina heeft een "Message" actie. Dit stuurt een eenrichting e-mail naar de student via het platform. Ze kunnen direct antwoorden (hun antwoord gaat naar je platform-inbox).
Gebruik het voor:
- Bevestigen dat een betaling is ontvangen.
- Een vraag stellen over een boeking.
- Melden van een locatieverandering.
- Versturen van instructies voor de les.
Gebruik het niet voor:
- Marketing voor toekomstige lessen (daar zijn je profielbio en Instagram voor).
- Romantische / persoonlijke communicatie (tegen de community guidelines).
Groepsboekingen beheren
Wanneer een student meerdere plekken boekt:
- Eén boekingsrecord dekt de hele groep.
- Groepsgrootte en namen van extra deelnemers zijn zichtbaar op de boekingsdetails.
- Eén betaling voor de hele groep.
- Eén "Mark paid" / "Mark completed" actie dekt alle plekken.
Je kunt niet één plek als voltooid en een andere als no-show markeren binnen dezelfde boeking. Als 4 plekken zijn geboekt en 3 aanwezig waren, markeer de hele boeking als voltooid (het is prima om ruimhartig te zijn met de vierde).
Terugbetalen via het dashboard
Als je een boeking wilt terugbetalen:
- Open de boeking.
- Klik op "Cancel and refund".
- Kies "Full refund" of "Partial refund" (specificeer bedrag).
- Voeg een optionele notitie toe ter uitleg.
Voor Stripe-betalingen: terugbetaling wordt direct verwerkt. Voor handmatige methoden: jij regelt de terugbetaling off-platform. Klik op "Mark refunded" zodra je het geld daadwerkelijk hebt teruggestuurd.
Edge cases
Student heeft via Stripe betaald maar je hebt de boeking als no-show gemarkeerd. Ze vragen waarom ze hebben betaald. Ze hebben betaald omdat ze hebben geboekt. No-show betekent dat ze niet zijn gekomen; de betaling staat. Je kunt ervoor kiezen om hen terug te betalen als goodwill; het systeem dwingt het niet af.
Twee studenten hebben dezelfde plek geboekt (race condition). Het platform voorkomt dit via row-locking op databaseniveau. Overschrijden van capaciteit is wiskundig onmogelijk. Als je iets ziet wat erop lijkt, screenshot en e-mail direct naar support.
Student houdt vol dat hij contant heeft betaald maar jij herinnert het je niet. Onhandig. We vertrouwen standaard de host hierbij. Als de student een bonnetje of screenshot heeft, moet hij dat sturen. Zo niet, bemiddel met de student en gun de boeking als je het tegenovergestelde niet kunt bewijzen.
Veelgestelde vragen
Kan ik alle handmatige betalingen automatisch bevestigen? Nee. Handmatige betalingsbevestiging is een bewuste human-in-the-loop stap om fraude te voorkomen. De wrijving is de feature.
Kan ik alle boekingen van een hele sessie in bulk voltooien?
Ja, in de sessieweergave. Klik op "Complete all" op de sessiekaart en elke boeking op die sessie gaat naar COMPLETED. Individuele no-shows markeren vereist nog steeds actie per boeking.
De boeking toont het verkeerde aanwezigheidsaantal. Check de groepsgrootte op de boeking; het vermelde aantal is "1 (de boeker)" plus de extra deelnemers. Een 4-plekken groepsboeking toont groepsgrootte 4 aan jouw kant.
Kan ik boekingen exporteren naar een spreadsheet? Ja, de boekingenlijst heeft een "Export CSV" knop. Handig voor boekhouding of rapportage.
Volgende stappen
- Klanten (CRM) behandelt de langere-termijn relatie met vaste studenten.
- Financiën en uitgaven behandelt de geldkant.