Het financieel dashboard op /mentor/financials is je bedrijfsoverzicht: elke euro in, elke euro uit, wat overblijft en wat verschuldigd is. Beschikbaar op Pro- en Premium-tiers.
Het dashboard in vogelvlucht
Bovenaan de pagina staan vier statkaarten:
- Inkomsten deze maand: totale omzet uit boekingen die deze maand zijn voltooid.
- Uitgaven deze maand: totale uitgaven die je hebt gelogd.
- Netto deze maand: inkomsten min uitgaven.
- Year-to-date netto: idem, volledig jaar.
Daaronder:
- Inkomstengrafiek: lijngrafiek van maandelijkse inkomsten over de laatste 12 maanden.
- Recente transacties: de laatste 20 boekingen en uitgaven afgewisseld op datum.
- Payouts log: een lijst van Stripe-payouts met hun bedragen en data.
Inkomstenbronnen
Het dashboard haalt automatisch inkomsten op uit:
- Stripe-betalingen: elke met kaart betaalde boeking. Netto Stripe-kosten.
- Handmatige betalingen: elke boeking die je als betaald hebt gemarkeerd (contant, bankoverschrijving, PayPal, enz.).
Voor Stripe-betalingen kent het systeem het exacte nettobedrag (prijs min Stripe-kosten). Voor handmatige betalingen gaat het dashboard uit van het brutobedrag; als je kosten hebt betaald op de handmatige methode (bijv. 3% PayPal Goods/Services kosten), kun je het inkomstenbedrag handmatig verlagen bij het categoriseren.
Uitgaven bijhouden
Uitgaven zijn alles wat je uitgeeft dat relevant is voor je lesgevende bedrijf. Veelvoorkomende categorieën:
- Studiohuur (als je ruimte huurt).
- Verzekering (aansprakelijkheidsverzekering voor lesgeven).
- Bijscholing (workshops, advanced trainings die je volgt).
- Materiaal (matjes, blokken, props voor lessen die jij levert).
- Marketing (Instagram ads, visitekaartjes, enz.).
- Software (je planningstools, boekhoudsoftware, enz.).
- Reizen (wanneer je reist om les te geven).
- Overig.
Om een uitgave te loggen:
- Klik op "Add expense" op de financiële pagina.
- Kies een datum, categorie, bedrag en voeg een beschrijving toe.
- Upload optioneel een bonnetje (afbeelding of PDF, opgeslagen in private Supabase Storage).
- Opslaan.
De uitgave verschijnt in je maandtotalen en verlaagt je netto berekeningen.
Payout-afstemming
Stripe betaalt je uit volgens een schema (dagelijks, wekelijks, enz., zoals jij hebt ingesteld in je Stripe-dashboard). De "Payouts log" op de financiële pagina toont elke payout die Stripe naar je bank heeft gedaan.
Elke payout-vermelding toont:
- Datum.
- Bedrag.
- De uitsplitsing: welke boekingen de payout dekte.
- Een link naar het Stripe Express dashboard voor het oorspronkelijke record.
Als je ooit moet bevestigen "deze $X payout naar mijn bank dekt precies deze boekingen", dan is de log de plek. Handig voor boekhouding.
CSV-exports
Er zijn drie exports beschikbaar:
- Bookings.csv: elke boeking met studentnaam, les, datum, brutobedrag, kosten, nettobedrag, betaalmethode, status.
- Expenses.csv: elke uitgave met datum, categorie, bedrag, beschrijving, bon-URL.
- Combined.csv: inkomsten EN uitgaven afgewisseld op datum.
De gecombineerde export is het makkelijkste formaat om aan een boekhouder te overhandigen: elke zakelijke gebeurtenis in chronologische volgorde.
Klik op "Export" op de financiële pagina, kies de datumrange, kies het formaat.
Valuta
Het dashboard toont alles in je eigen valuta (ingesteld bij onboarding). Als je ooit boekingen hebt aangenomen in een andere valuta (bijv. via internationale Stripe-charges), converteren we naar je eigen valuta op basis van de wisselkoers op het moment van de transactie.
De weergave-valuta verandert historische records niet; het is gewoon de lens.
Contant versus Stripe-afstemming
Stripe-inkomsten worden automatisch afgestemd. Contante inkomsten hangen af van of je boekingen accuraat als betaald markeert. Als je vergeet een contante boeking als betaald te markeren, weet het dashboard er niets van.
Een veelgebruikte maandelijkse gewoonte: op de laatste dag van de maand, open de boekingenlijst gefilterd op "deze maand, contant, openstaande betaling" en stem af. Markeer elke als betaald (of terugbetalen / annuleren indien passend) zodat de financiën matchen met de werkelijkheid.
Belastingformulieren
Voor in de VS gevestigde mentors die Stripe gebruiken: Stripe geeft een 1099-K uit als je de IRS-drempel overschrijdt ($600 voor de meeste staten vanaf 2026). Vind hem in het Stripe Express dashboard onder "Tax forms".
Voor niet-VS: rapportage aan je lokale belastingdienst is tussen jou en hen; de CSV-exports geven je de records die je nodig hebt.
Zie belastingformulieren en 1099 voor de volledige discussie.
Financiën delen met een boekhouder
Je hebt drie opties:
1. CSV-exports
De schoonste. Exporteer maandelijks of per kwartaal en overhandig aan je boekhouder.
2. Boekhouder-toegang
Je kunt een "accountant" rol aan je account toevoegen met alleen-lezen toegang tot financiën. Ze loggen in met hun eigen e-mail; ze zien alleen de financiële sectie, niet je boekingen of klantgegevens.
Om toe te voegen: /mentor/settings/team → "Add accountant" → voer hun e-mail in. Ze krijgen een uitnodigingslink.
3. Directe Stripe-toegang
Je Stripe Express dashboard heeft eigen toegangscontroles. Je kunt een boekhouder daar view-only toegang verlenen, los van MoveMentors.
Best practices
- Log uitgaven zodra je ze maakt. Eindejaars-paniek is erger dan 30 seconden op het moment.
- Bonnetje-foto's. Maak een foto met je telefoon op het moment van aanschaf, upload later.
- Categoriseer consistent. Kies een set categorieën die je gebruikt en blijf erbij.
- Stem maandelijks af. Eind van de maand: contante boekingen als betaald markeren, uitgaven ingevoerd, payouts gecheckt.
- Jaarlijkse schoonmaak. Eens per jaar (doorgaans januari), bekijk de totalen van het voorgaande jaar, corrigeer eventueel verkeerd gecategoriseerde uitgaven, genereer de volledige-jaar CSV voor je boekhouder.
Veelgestelde vragen
Waarom verschillen mijn "inkomsten deze maand" van mijn Stripe-balans? Stripe-payouts hebben een rolling vertraging (2 tot 7 dagen). De inkomsten in het dashboard tellen de boekingsdatum; de Stripe-balans weerspiegelt wat momenteel beschikbaar is voor payout.
Kan ik het betalingsbedrag van een eerdere boeking bewerken? Niet direct. Als een boeking met het verkeerde bedrag is betaald, betaal terug en boek opnieuw. De financiën weerspiegelen de werkelijke transacties.
Kan ik een boeking taggen als "niet-zakelijk" (bijv. een vriend die als gunst heeft betaald)? Niet native. Je kunt een boeking als "betaald" markeren met een bedrag van 0 om de aanwezigheid te registreren zonder inkomsten. Of je kunt het werkelijke bedrag houden en een bijbehorende uitgave toevoegen om te compenseren.
Het dashboard zegt dat ik $X heb verdiend, maar mijn bank toont minder. Waarom? Meest voorkomende redenen:
- Stripe-kosten: bankstortingen zijn netto kosten; de "inkomsten" van het dashboard zijn ook netto kosten, maar als je vergelijkt met het bruto van de boekingslijst, verschillen ze.
- Stripe payout-schema: boekingen van vandaag staan niet in de bankstorting van vandaag.
- Terugbetalingen: een uitgegeven terugbetaling verlaagt de volgende payout, maar de boeking staat al in de inkomsten van eerdere maanden.
De "nettobedrag" kolom van de CSV-export zou moeten matchen met wat op je bank binnenkomt, binnen een paar dagen van het payout-schema.
Volgende stappen
- Belastingformulieren en 1099: het jaareinde belastingrapportage-beeld.
- Betalingen accepteren: welke methoden de financiën voeden.