Iedereen aan wie je lesgeeft komt op één lijst terecht op /mentor/clients: studenten die een groepsles hebben geboekt, privéklanten en iedereen voor wie je een sessie hebt vastgelegd. Elke persoon heeft een eigen pagina met de sessiegeschiedenis, wat diegene heeft betaald, wat nog openstaat en je privénotities.
De klantenlijst
Zoek op naam, e-mail of telefoonnummer, en sorteer op Recente activiteit, Meeste sessies, Hoogste omzet of Naam (A tot Z).
Elke rij toont:
- Naam en contactgegevens.
- Hoeveel sessies iemand bij je heeft gehad en hoeveel je aan diegene hebt verdiend.
- De datum van de laatste activiteit en eventuele komende sessies.
- Kleine labels: Gast (geen MoveMentors-account), een notitie-icoontje als je een notitie over iemand hebt geschreven, het saldo van een pakket of abonnement, en een eventueel bedrag dat iemand je nog verschuldigd is.
Klik op een rij om de pagina van de klant te openen.
De pagina van een klant
- Statistieken: het totaal aantal sessies (en hoeveel daarvan privé waren), de levenslange omzet, komende sessies en het openstaande bedrag.
- Sessie geschiedenis: de groepslesboekingen en privésessies van deze persoon bij jou, elk met een status (bijvoorbeeld Bevestigd, Aanwezig, Wacht op betaling, Geannuleerd of No-show). Bij een privésessie kun je Markeer als betaald kiezen als het geld binnen is, of de sessie Annuleren.
- Regeling: hoe deze klant voor privésessies betaalt (zie hieronder).
- Notities: je privénotities over deze persoon. Klanten en andere docenten zien ze nooit.
Hoe klanten worden toegevoegd
Een klantrecord wordt automatisch aangemaakt de eerste keer dat iemand bij je boekt, ook bij gastboekingen (het record is gekoppeld aan het e-mailadres dat is gebruikt). Je kunt ook zelf mensen toevoegen:
- Voeg een klant toe op /mentor/clients bewaart één persoon, bijvoorbeeld iemand die telefonisch privésessies bij je boekt.
- CSV importeren haalt in één keer een lijst met eerdere klanten binnen: tot 2.000 rijen en 2 MB per bestand. Klantexports uit Mindbody en Vagaro worden herkend, en elke CSV met een kolom voor de naam plus een kolom voor e-mail of telefoon werkt. Mensen die al op je lijst staan worden bijgewerkt, niet dubbel toegevoegd.
Als één student in de loop van de tijd onder twee verschillende e-mailadressen boekt, verschijnt die als twee aparte klanten. We voegen die niet automatisch samen. Je kunt samenvoegen aanvragen door support te mailen met beide e-mailadressen.
Een privésessie vastleggen
Met Nieuwe privésessie leg je een een-op-een-sessie vast die je hebt gegeven of binnenkort geeft. Kies de klant, de datum, de tijd, de duur en de prijs, en hoe er is betaald: contant, Venmo, PayPal, Zelle, bankoverschrijving, een Stripe-betaallink, tegoed van een pakket of abonnement, gratis, of anders.
Vink Al betaald aan om de sessie meteen bij je inkomsten te tellen. Anders wordt ze als gepland bewaard, en markeer je haar als betaald zodra het geld binnen is.
Regelingen voor privéklanten
Betaalt iemand vooruit of traint iemand volgens een vaste afspraak bij je, stel dan een regeling in op de pagina van die persoon:
- Per sessie betalen: geen vooruitbetaling. Elke sessie heeft een eigen prijs en betaalrecord. Dit is de standaard.
- Pakket: een vast aantal sessies voor één prijs. Elke sessie die je vastlegt gebruikt er één, en de pagina laat zien hoeveel er nog over zijn.
- Abonnement: een prijs per week of per maand voor een vast aantal sessies in elke periode.
- Gratis / gecompenseerd: sessies tellen mee in de geschiedenis van de klant, maar niet in je omzet. Handig voor een ruil, een sessie op kosten van het huis of een proefles.
Een nieuwe regeling vervangt de huidige. Sessies die je daarna vastlegt tellen mee voor de nieuwe.
Je klantenlijst goed gebruiken
Nieuwe vaste gezichten verwelkomen
Als iemand een paar lessen achter elkaar is gekomen, helpt een klein persoonlijk gebaar om die persoon te houden:
- Stuur een kort bedankje per e-mail of sms en vraag hoe de lessen bevallen.
- Schrijf in de notities op wat je is opgevallen: blessures, voorkeuren, doelen.
- Verkoop je lessenkaarten, noem ze dan. Een lessenkaart past bij iemand die elke week komt.
Contact houden met mensen die je al even niet hebt gezien
Sorteer op Recente activiteit en scrol naar beneden om te zien wie al een tijdje niet is geweest. Sommigen zijn verhuisd of hebben een andere routine, en dat is prima. Voor anderen is een vriendelijk berichtje genoeg, of een kortingscode voor hun eerste les terug (kortingscodes horen bij het Pro- en Premium-abonnement). Houd het bij een of twee berichten; meer voelt opdringerig.
Voor de les
Open bij privésessies en kleine groepen vooraf de pagina van elke klant en lees je notities even door. Mensen merken het als je nog weet dat ze zenuwachtig waren voor backbends.
Privacy
Je ziet de contactgegevens van een klant omdat die bij je heeft geboekt of omdat je die persoon zelf hebt toegevoegd. Je notities blijven alleen voor jou zichtbaar.
Vraagt een klant ons om zijn of haar gegevens te verwijderen, dan laten we jou dat eerst weten. Daarna verwijderen we de persoonsgegevens, maar houden we de anonieme betaalgegevens die je nodig hebt voor je boekhouding.
Veelgestelde vragen
Kan ik bestaande klanten importeren uit een eerdere tool? Ja. Exporteer je klantenlijst als CSV (uit Mindbody, Vagaro of een spreadsheet) en gebruik CSV importeren op /mentor/clients. Elk bestand mag tot 2.000 rijen en 2 MB bevatten.
Kan ik mijn klantenlijst exporteren? Nog niet. Voor je inkomsten, zie Je inkomsten exporteren naar CSV.
Kan ik zien bij welke andere docenten een klant lessen volgt? Nee. De geschiedenis van een klant bij jou is alleen voor jou zichtbaar, en we delen de klantgegevens van de ene docent nooit met een andere.
Kunnen twee docenten één klantenlijst delen? Nee. Elk docentaccount heeft een eigen lijst.
Kan ik al mijn klanten tegelijk mailen? Vandaag nog niet vanuit MoveMentors. Gebruik je eigen e-mail- of berichtenprogramma.
Volgende stappen
- Boekingen beheren: de dagelijkse boekingen die je klantenlijst vullen.
- Privésessies aanbieden: laat klanten een-op-een-tijd met je boeken.
- Financiën en uitgaven: de geldkant van je lesgeven.