Elke student die ooit bij jou heeft geboekt is een klant. Het klantendashboard op /mentor/clients is een ingebouwde CRM die de relatie tracked: hoeveel boekingen, lifetime spend, laatst aanwezig, en jouw notities.
De klantenlijst
De standaardweergave toont alle klanten gesorteerd op recentheid. Elke rij:
- Foto / avatar.
- Naam en e-mail.
- Totaal aantal boekingen.
- Lifetime spend.
- Datum laatst aanwezig.
- Statuspil: "Regular" (5+ boekingen), "Active" (1 tot 4 boekingen in de laatste 90 dagen), "Lapsed" (laatste boeking 90+ dagen geleden).
Klik op een klantrij om het volledige profiel te openen.
De klant-detailweergave
Elke klant heeft een dedicated pagina met:
Header
Naam, e-mail, contactgegevens, status. Snelle statistieken: totaal aantal boekingen, totale uitgaven, gemiddelde per boeking, tijd sinds eerste boeking, tijd sinds meest recente.
Boekingsgeschiedenis
Elke boeking bij jou, oudste naar nieuwste. Elke vermelding toont:
- Lestitel en datum.
- Status (voltooid, no-show, geannuleerd).
- Betalingsstatus en bedrag.
- De locatie van de sessie.
Notities
Een vrij tekstveld voor je privé observaties. Voorbeelden van nuttige notities:
- "Heeft een onderrugprobleem, heeft modificaties nodig bij voorovergebogen poses."
- "Vermeldde dat ze traint voor een halve marathon, juni 2026."
- "Bruiloft augustus 2026, was zenuwachtig over flexibiliteit."
- "Brengt altijd haar eigen matje, voorkeur voor de hoek."
Notities zijn privé aan jou. Andere mentors zien ze niet. De klant ziet ze niet. Het is jouw geheugen.
Tags
Optionele tags die je kunt toepassen om te organiseren. Veelgebruikte tags:
- "Pre/postnataal".
- "Blessure".
- "Beginner".
- "Wekelijks terugkerend".
- "Alleen workshop".
Je kunt de klantenlijst filteren op tag.
Contactacties
Een "Message" knop die een e-mail stuurt via het platform (Reply-To ingesteld op jouw e-mail). Handig voor persoonlijke check-ins, speciale aanbiedingen voor vaste klanten of vragen over herplanning.
Hoe klanten worden toegevoegd
Een klantrecord wordt automatisch aangemaakt de eerste keer dat iemand bij jou boekt. Je hoeft niemand handmatig toe te voegen. Zelfs gast-boekingen maken een klantrecord aan (gekoppeld aan het gebruikte e-mailadres).
Als één student onder twee verschillende e-mails boekt in de loop van de tijd, verschijnen ze als twee aparte klanten. We voegen niet automatisch samen. Je kunt een merge aanvragen door support te mailen met beide e-mails.
Hoe klanten worden bijgewerkt
Telkens wanneer een boeking plaatsvindt (of voltooit, annuleert, enz.), wordt het klantrecord bijgewerkt: lifetime spend, laatst aanwezig, totaal aantal boekingen.
De "lifetime spend" weerspiegelt alleen voltooide, betaalde boekingen. Terugbetaalde boekingen verlagen de telling. Geannuleerd-maar-niet-terugbetaalde boekingen (no-shows waarbij je het geld hebt gehouden) tellen nog mee.
De CRM goed gebruiken
Vaste klanten cultiveren
Wanneer een student de drempel van 3 tot 5 boekingen overschrijdt, staat hij op de drempel van vaste klant worden. De CRM toont ze in het "growing" filter. Een paar zetten met veel hefboomwerking:
- Stuur een snel "bedankt voor je komst, hoop dat je het naar je zin hebt" bericht.
- Noteer eventuele voorkeuren die je hebt opgemerkt.
- Bied een lessenkaart (als je die hebt) met een kleine korting aan als dankjewel.
Deze kleine aandachtspunten verbeteren retentie dramatisch.
Lapsed klanten heractiveren
Klanten die in 90+ dagen niet hebben geboekt verschijnen als "Lapsed". Scan deze lijst periodiek. Sommige passen om te negeren (ze zijn verhuisd, leven is veranderd). Sommige passen om opnieuw te benaderen:
- Een kort bericht: "Hi Sarah, ik zag dat je een tijdje niet bent geweest; laat me weten of ik iets kan doen".
- Een aanbieding: "Eerste les terug 25% korting, code SARAH25".
Streef naar 1 tot 3 reactivatieberichten per kwartaal. Meer voelt stalkerig.
Voorbereiding op de les
Voor privésessies of kleinere groepslessen waarin je individuen onthoudt, open elk klantprofiel vooraf en scan je notities. Dit is het soort dingen dat studenten opmerken ("ze herinnerde dat ik zenuwachtig was over backbends") en waar ze over zwijmelen in reviews.
Exports
Je kunt de volledige klantenlijst exporteren als CSV voor gebruik in andere tools (Mailchimp, Google Sheets, enz.).
/mentor/clients heeft een "Export CSV" knop. De CSV bevat: naam, e-mail, telefoon, totaal aantal boekingen, lifetime spend, eerste boekingsdatum, laatste boekingsdatum, status, tags.
Handig voor:
- Een mailinglijst van vaste klanten opbouwen voor nieuwsbrieven.
- Verzoenen met je bestaande boekhouding.
- Een back-up voor het geval je ooit het platform verlaat.
GDPR en klantgegevens
E-mailadressen en contactgegevens van klanten zijn zichtbaar voor jou omdat ze lessen bij je hebben geboekt. Dit is een rechtmatig gebruik onder GDPR en vergelijkbare regelgeving.
Klanten kunnen gegevensverwijdering aanvragen door support te mailen. Wanneer een verwijderingsverzoek binnenkomt, mailen we jou om je te laten weten (zodat je records niet stilletjes worden veranderd) en verwijderen we daarna de persoonlijke gegevens van de klant terwijl we de anonieme transactierecords die je nodig hebt voor boekhouding bewaren.
Veelgestelde vragen
Kan ik bestaande klanten importeren uit een eerdere tool? Niet direct. Je kunt handmatig notities toevoegen aan bestaande klanten (die minstens één keer geboekt moeten hebben), maar we bieden geen bulkimport voor hypothetische klanten die nog niet hebben geboekt. Als je een lijst met eerdere studenten hebt, is de manier om ze op het platform te krijgen om ze uit te nodigen een les te boeken.
Kan ik zien bij welke andere mentors een klant lessen volgt? Nee. De boekingsgeschiedenis van een klant bij jou is alleen voor jou zichtbaar. We delen geen cross-mentor data.
Kunnen meerdere mentors een CRM delen (bijv. een lesgevend duo)? Elke mentor heeft zijn eigen CRM. Studio's (ander accounttype) hebben een gedeelde CRM over al hun leraren.
Kan ik marketing naar al mijn klanten tegelijk sturen? Niet direct via het platform. Exporteer de CSV naar je eigen mailingtool. We kunnen in de toekomst native broadcast e-mail toevoegen; niet op de onmiddellijke roadmap.
Volgende stappen
- Boekingen beheren: de dagelijkse instroom die de CRM vult.
- Financiën en uitgaven: de geldkant van de relatie.