La policy di cancellazione che imposti è la singola clausola contrattuale più importante tra te e i tuoi studenti. La piattaforma la applica, quindi scegliere quella sbagliata crea attriti che non puoi facilmente annullare.
Le quattro opzioni
| Policy | Finestra di rimborso | Migliore per |
|---|---|---|
| Flessibile | 24 ore prima della lezione | Lezioni drop-in, community casuali |
| Moderata | 48 ore prima della lezione | Lezioni settimanali regolari, la maggior parte dei mentor |
| Stretta | 7 giorni prima della lezione | Workshop, intensivi, ritiri |
| Personalizzata | La imposti tu | Casi speciali |
La finestra si misura all'indietro dall'ora di inizio della lezione. Una policy di 48 ore su una lezione del sabato alle 10:00 significa che le cancellazioni sono onorate fino al giovedì alle 10:00.
Cosa significa "finestra di rimborso"
Se lo studente cancella DENTRO la finestra: riceve un rimborso totale automaticamente. Per pagamenti Stripe è automatico via API; per metodi manuali ti inviamo un'email promemoria per rimandare i soldi.
Se lo studente cancella FUORI dalla finestra: la prenotazione passa a CANCELLED ma nessun rimborso. Tieni il denaro. Questo è il comportamento predefinito della piattaforma; puoi sempre concedere un rimborso manualmente se vuoi.
PUOI sempre emettere un rimborso indipendentemente dalla policy. La policy è il minimo a cui lo studente ha diritto; il massimo è a tua discrezione.
Scegliere la policy giusta
Flessibile (24h)
Scegli se:
- Tieni lezioni frequenti (più volte a settimana) e hai flessibilità per assorbire cancellazioni tardive.
- È improbabile che la tua lezione si riempia; un posto vuoto non è una perdita reale.
- Vuoi minimizzare l'attrito di prenotazione e ti fidi del fatto che la maggior parte degli studenti non disdice.
Salta se:
- Tieni workshop (eventi singoli) dove la preparazione è significativa.
- Le tue lezioni regolarmente esauriscono i posti e una cancellazione tardiva esclude studenti paganti.
Moderata (48h)
Il default che funziona per la maggior parte delle lezioni settimanali regolari. La maggior parte degli studenti cancella entro il mercoledì per una lezione del sabato se non può; 48h cattura la finestra realistica di cancellazione senza essere punitiva.
Scegli se:
- Tieni lezioni settimanali regolari.
- Vuoi un equilibrio tra attenzione allo studente e protezione del tuo tempo.
Stretta (7 giorni)
Per workshop, intensivi, ritiri. Qualsiasi cosa in cui:
- Hai ordinato forniture o affittato spazio aggiuntivo.
- Hai una soglia minima di partecipanti perché l'evento si tenga.
- La lezione fa parte di una sequenza (es. un corso di 4 settimane).
7 giorni è abbastanza lungo da poter di solito riempire il posto se qualcuno cancella, e ti protegge da cancellazioni tardive che costano denaro reale.
Personalizzata
La policy personalizzata ti permette di impostare:
- Una finestra di ore arbitraria (es. 96 ore).
- Un taglio "nessun rimborso dopo X" con una via di mezzo "fino ad allora 50% di rimborso".
- Testo libero di eccezione ("Rimborsi a nostra discrezione per emergenze mediche con documentazione").
Usa la personalizzata quando le opzioni standard non si adattano. Configurazioni personalizzate comuni:
- Rimborso a fasce. Rimborso totale a 7 giorni, 50% tra 7 e 2 giorni, nessun rimborso entro le 48h. Cattura diversi livelli di rischio.
- Workshop con acconto. "L'acconto non è rimborsabile; il saldo è rimborsabile fino a 14 giorni prima".
Come gli studenti vedono la policy
Ogni pagina lezione mostra la policy in linguaggio chiaro nella sidebar di prenotazione. Gli studenti vedono esattamente cosa hanno accettato. Non nascondiamo la policy né la mostriamo solo in caratteri piccoli.
Anche l'email di conferma prenotazione include la policy nella ricevuta.
Sovrascritture per singola lezione
La policy impostata nell'onboarding è il default. Puoi sovrascriverla su singole lezioni quando le crei o modifichi.
Schema: la maggior parte dei mentor usa "Moderata" come default ma passa a "Stretta" per i workshop. Lo step policy del wizard lezione ti permette di scegliere per lezione.
Gestire i casi eccezionali
La policy è una baseline. Le situazioni del mondo reale a volte richiedono flessibilità. Alcune comuni e le risposte consigliate:
Lo studente è malato il giorno della lezione. La policy tace; tecnicamente nessun rimborso è dovuto. La maggior parte dei mentor offre un credito per una lezione futura (non un rimborso in contanti). Costruisce goodwill a basso costo.
Lo studente ha avuto un incidente stradale mentre andava. Rimborso. Anche una policy stretta dovrebbe piegarsi qui. Fallo e basta.
Lo studente ha "dimenticato" e ha mancato la lezione. La policy si applica. Nessun rimborso. Questo è lo scenario di no-show più comune; assorbire il costo addestrerebbe gli studenti a essere superficiali.
Emergenza familiare / lutto. Rimborso. Nessun attrito.
Maltempo (problema loro raggiungere la lezione). La policy si applica. Tieni la posizione a meno che la loro città non sia genuinamente impraticabile.
Maltempo (cancelli tu per le condizioni). Emetti rimborso totale indipendentemente dalla policy. Cancellare tu è diverso dal cancellare loro.
Cosa succede quando cancelli una lezione
Se cancelli una sessione (sei malato, la sede è chiusa, ecc.):
- Tutte le prenotazioni di quella sessione vengono rimborsate automaticamente per i pagamenti Stripe.
- Per i pagamenti manuali, scriviamo via email sia a te che agli studenti; avvii tu il rimborso.
- La finestra della policy di cancellazione non si applica alle cancellazioni iniziate dal mentor. Gli studenti hanno diritto al rimborso totale indipendentemente.
Le cancellazioni ripetute da parte del mentor sono un campanello d'allarme. Il nostro team admin monitora i tassi di cancellazione; i profili con alti tassi di cancellazione ricevono un messaggio discreto e, in casi estremi, una pausa temporanea.
Concedere un rimborso fuori policy
Puoi rimborsare uno studente fuori dalla finestra manualmente:
- Vai alla prenotazione sulla tua dashboard.
- Clicca "Cancella e rimborsa".
- Opzionalmente aggiungi una nota ("Concesso come gesto di buona volontà; di solito fuori policy").
Per i pagamenti Stripe il rimborso viene processato immediatamente. Per i metodi manuali gestisci il rimborso fuori piattaforma; segna la prenotazione come cancellata nella dashboard e rimborsa tramite il tuo metodo.
Domande frequenti
Posso avere policy diverse per diverse fasce di studenti (abituali vs nuovi)? Non nativamente. La policy è per lezione. Puoi concedere rimborsi fuori policy agli abituali a tua discrezione.
Posso disabilitare del tutto le cancellazioni? Puoi impostare una policy personalizzata con finestra di 0 ore, che effettivamente significa "nessun rimborso, nessuna cancellazione". Gli studenti vedranno "Nessun rimborso" sulla pagina di prenotazione. Questo riduce significativamente le prenotazioni; lo sconsigliamo a meno che il tuo modello di business non possa genuinamente supportare le cancellazioni.
La policy si applica agli extra? Sì. Gli extra seguono la policy della lezione. Se è dovuto un rimborso, gli extra vengono rimborsati con il prezzo del posto.
E le lezioni di studio in cui sono co-listato? Si applica la policy dello studio (la policy del creatore). Tu come co-proprietario non sovrascrivi.
Prossimi passi
- Gestire le prenotazioni copre cosa fare dopo che arriva una prenotazione.
- Per il lato studente dei rimborsi, vedi Cancellazioni e rimborsi (studenti).