Una volta che le lezioni sono pubblicate, gli studenti iniziano a prenotare. La dashboard prenotazioni su /mentor/bookings è dove spendi la maggior parte del tuo tempo operativo quotidiano.
Stati di una prenotazione
Ogni prenotazione ha uno stato. Il ciclo di vita:
| Stato | Cosa significa | Chi può spostarlo |
|---|---|---|
PENDING | Prenotata ma non ancora pagata (per metodi manuali) | Tu: segna come pagata → CONFIRMED |
CONFIRMED | Pagata e bloccata | Tu: segna come completata / no-show |
COMPLETED | La lezione si è tenuta e lo studente ha partecipato | Finale; dopo è possibile solo il rimborso |
NO_SHOW | La lezione si è tenuta; lo studente no | Finale |
CANCELLED | La prenotazione è stata cancellata da una delle parti | Finale |
I pagamenti con carta Stripe saltano PENDING e vanno direttamente a CONFIRMED (il pagamento viene catturato al momento della prenotazione).
I metodi di pagamento manuali (bonifico, PayPal, ecc.) restano PENDING finché non confermi la ricezione del pagamento.
La lista prenotazioni
La lista su /mentor/bookings mostra:
- Tutte le tue prenotazioni, ordinate di default per data della prossima lezione.
- Filtri: stato (pending / confirmed / completed / no-show / cancelled), intervallo di date, metodo di pagamento, lezione.
- Ricerca per nome studente, email o ID prenotazione.
Clicca su qualsiasi prenotazione per la pagina di dettaglio completa: chi, quando, cosa, stato pagamento, metodo di pagamento, partecipanti se è una prenotazione di gruppo, la policy di cancellazione e i pulsanti azione.
Flusso quotidiano
Controllo mattutino
Apri /mentor/bookings una volta ogni mattina. Filtra a "oggi" e scorri:
- Assicurati che le lezioni di oggi siano ancora frequentate (controlla le capienze).
- Segna le lezioni di ieri come completate / no-show (puoi farlo anche al termine di ogni lezione).
- Agisci su eventuali prenotazioni pending (segna come pagate quelle per cui hai ricevuto il pagamento).
Dopo ogni lezione
Al termine di ogni lezione:
- Apri la sessione del giorno sul telefono o sul laptop.
- Per ogni prenotazione, clicca "Segna come completata" o "Segna come no-show" a seconda della presenza dello studente.
- Se qualcuno ha pagato in contanti in giornata, clicca prima "Segna come pagata" (poi segna come completata).
La maggior parte dei mentor lo fa in circa 2 minuti durante il defaticamento.
Pulizia settimanale
Una volta a settimana (venerdì per molti mentor):
- Filtra a "questa settimana, pagamento pendente". Solleciti gli studenti che non hanno pagato con metodi manuali.
- Guarda le prenotazioni della prossima settimana e verifica che la capienza sia ragionevole.
- Rispondi alle richieste.
Segnare come pagate (metodi manuali)
Per prenotazioni pagate con bonifico, PayPal, Venmo, ecc.:
- Conferma che il denaro è arrivato sul tuo conto (controlla la banca, PayPal, ecc.).
- Apri la prenotazione su MoveMentors.
- Clicca "Segna come pagata".
- La prenotazione passa da
PENDINGaCONFIRMED. - Lo studente riceve un'email "la tua prenotazione è confermata".
Non segnare come pagata finché non hai effettivamente ricevuto il pagamento. Il sistema si fida di te; non rompere la fiducia segnando in modo speculativo.
Per i pagamenti in contanti in giornata, segna come pagata dopo la lezione (o appena hai i contanti).
Confermare e completare
Non devi "confermare" le prenotazioni pagate con Stripe; sono confermate automaticamente. DEVI confermare le prenotazioni pagate manualmente (l'azione segna-come-pagata conferma implicitamente).
DEVI "completare" tutte le prenotazioni alla fine della lezione. Il sistema può auto-completare le prenotazioni 24 ore dopo l'inizio della lezione se dimentichi, ma l'auto-completamento tratta le prenotazioni non segnate come completate, dando ai no-show un lasciapassare gratuito.
Best practice: segna il completamento al termine di ogni lezione.
No-show
Un no-show è uno studente che ha pagato ma non si è presentato. Il trattamento predefinito:
- La prenotazione è segnata come
NO_SHOW. - Lo studente trattiene il pagamento (nessun rimborso automatico).
- Lo studente riceve un'email "ti abbiamo segnato come non presente; se è sbagliato, scrivi al mentor".
Alcuni mentor sono generosi con i no-show (offrono un credito per una lezione futura); altri sono rigidi (nessun rimborso, nessun credito). Decidi tu.
Comunicare con gli studenti
La pagina di dettaglio della prenotazione ha un'azione "Messaggio". Invia un'email unidirezionale allo studente tramite la piattaforma. Può rispondere direttamente (la sua risposta va alla tua inbox della piattaforma).
Usala per:
- Confermare la ricezione di un pagamento.
- Chiedere una domanda su una prenotazione.
- Notificare un cambio di sede.
- Inviare istruzioni pre-lezione.
Non usarla per:
- Fare marketing di lezioni future (per quello servono la bio del profilo e Instagram).
- Comunicazioni romantiche / personali (contro le linee guida della community).
Gestione delle prenotazioni di gruppo
Quando uno studente prenota più posti:
- Una sola scheda prenotazione copre l'intero gruppo.
- La dimensione del gruppo e i nomi dei partecipanti aggiuntivi sono visibili nel dettaglio prenotazione.
- Un pagamento unico per tutto il gruppo.
- Una sola azione "Segna come pagata" / "Segna come completata" copre tutti i posti.
Non puoi segnare un posto come completato e un altro come no-show all'interno della stessa prenotazione. Se sono stati prenotati 4 posti e 3 hanno partecipato, segna l'intera prenotazione come completata (va bene essere generoso sul quarto).
Rimborsi dalla dashboard
Se vuoi rimborsare una prenotazione:
- Apri la prenotazione.
- Clicca "Cancella e rimborsa".
- Scegli "Rimborso totale" o "Rimborso parziale" (specifica l'importo).
- Aggiungi una nota opzionale di spiegazione.
Per pagamenti Stripe: il rimborso viene processato immediatamente. Per metodi manuali: gestisci il rimborso fuori piattaforma. Clicca "Segna come rimborsata" una volta che hai effettivamente rimandato indietro il denaro.
Casi limite
Lo studente ha pagato con Stripe ma hai segnato la prenotazione come no-show. Chiede perché ha pagato. Ha pagato perché ha prenotato. No-show significa che non si è presentato; il pagamento resta. Puoi scegliere di rimborsarlo come gesto di buona volontà; il sistema non lo impone.
Due studenti hanno prenotato lo stesso posto (race condition). La piattaforma previene questo tramite row-locking a livello di database. L'overflow di capienza è matematicamente impossibile. Se vedi qualcosa che sembra accadere, fai uno screenshot e scrivi al supporto immediatamente.
Lo studente insiste di aver pagato in contanti ma tu non ricordi. Imbarazzante. Di default ci affidiamo all'host in questi casi. Se lo studente ha una ricevuta o uno screenshot, dovrebbe mandarlo. In caso contrario, media con lo studente e concedi la prenotazione se non puoi provare il contrario.
Domande frequenti
Posso auto-confermare tutti i pagamenti manuali? No. La conferma dei pagamenti manuali è uno step deliberato con intervento umano per prevenire frodi. L'attrito è la funzione.
Posso completare in blocco le prenotazioni di un'intera sessione?
Sì, sulla vista sessione. Clicca "Completa tutto" sulla card della sessione e ogni prenotazione su quella sessione passa a COMPLETED. Segnare singoli no-show richiede comunque un'azione per prenotazione.
La prenotazione mostra un conteggio presenze sbagliato. Controlla la dimensione del gruppo sulla prenotazione; il conteggio indicato è "1 (chi prenota)" più i partecipanti aggiuntivi. Una prenotazione di gruppo da 4 posti mostra dimensione 4 dal tuo lato.
Posso esportare le prenotazioni in un foglio di calcolo? Sì, la lista prenotazioni ha un pulsante "Esporta CSV". Utile per contabilità o reportistica.
Prossimi passi
- Clienti (CRM) copre la relazione di più lungo termine con gli studenti abituali.
- Finanze e spese copre il lato monetario.