La dashboard finanze su /mentor/financials è la panoramica della tua attività: ogni euro in entrata, ogni euro in uscita, cosa resta e cosa è dovuto. Disponibile sui piani Pro e Premium.
La dashboard a colpo d'occhio
In cima alla pagina ci sono quattro card statistiche:
- Guadagni di questo mese: ricavi totali dalle prenotazioni completate questo mese.
- Spese di questo mese: totale delle spese registrate.
- Netto di questo mese: guadagni meno spese.
- Netto da inizio anno: idem, anno intero.
Sotto:
- Grafico guadagni: grafico a linee dei guadagni mensili degli ultimi 12 mesi.
- Transazioni recenti: le ultime 20 prenotazioni e spese intervallate per data.
- Log dei payout: una lista dei payout Stripe con importi e date.
Fonti di guadagno
La dashboard recupera automaticamente i guadagni da:
- Pagamenti Stripe: ogni prenotazione pagata con carta. Al netto delle commissioni Stripe.
- Pagamenti manuali: ogni prenotazione che hai segnato come pagata (contanti, bonifico, PayPal, ecc.).
Per i pagamenti Stripe il sistema conosce l'importo netto esatto (prezzo meno commissioni Stripe). Per i pagamenti manuali la dashboard assume l'importo lordo; se hai pagato una commissione sul metodo manuale (es. una commissione 3% PayPal Beni/Servizi), puoi ridurre manualmente l'importo dei guadagni quando categorizzi.
Tracking delle spese
Le spese sono qualsiasi cosa tu spenda che sia rilevante per la tua attività di insegnamento. Categorie comuni:
- Affitto studio (se affitti uno spazio).
- Assicurazione (assicurazione di responsabilità per l'insegnamento).
- Formazione continua (workshop, training avanzati a cui partecipi).
- Forniture (tappetini, blocchi, props per le lezioni che fornisci).
- Marketing (annunci Instagram, biglietti da visita, ecc.).
- Software (i tuoi strumenti di scheduling, software di contabilità, ecc.).
- Viaggi (quando viaggi per insegnare).
- Altro.
Per registrare una spesa:
- Clicca "Aggiungi spesa" sulla pagina finanze.
- Scegli una data, categoria, importo e aggiungi una descrizione.
- Opzionalmente carica una ricevuta (immagine o PDF, memorizzata in Supabase Storage privato).
- Salva.
La spesa appare nei tuoi totali mensili e riduce i calcoli "netto".
Riconciliazione dei payout
Stripe ti paga secondo un calendario (giornaliero, settimanale, ecc., come imposti nella tua dashboard Stripe). Il "Log dei payout" sulla pagina finanze elenca ogni payout che Stripe ha fatto sulla tua banca.
Ogni voce di payout mostra:
- Data.
- Importo.
- La suddivisione: quali prenotazioni ha coperto il payout.
- Un link alla dashboard Stripe Express per il record originale.
Se ti serve mai confermare che "questo payout di X€ sulla mia banca copre esattamente queste prenotazioni", il log è il posto. Utile per la contabilità.
Esportazioni CSV
Sono disponibili tre esportazioni:
- Bookings.csv: ogni prenotazione con nome studente, lezione, data, importo lordo, commissioni, importo netto, metodo di pagamento, stato.
- Expenses.csv: ogni spesa con data, categoria, importo, descrizione, URL ricevuta.
- Combined.csv: guadagni E spese intervallati per data.
L'esportazione combinata è il formato più facile da consegnare a un commercialista: ogni evento aziendale in ordine cronologico.
Clicca "Esporta" sulla pagina finanze, scegli l'intervallo di date, scegli il formato.
Valuta
La dashboard visualizza tutto nella tua valuta locale (impostata all'onboarding). Se hai mai accettato prenotazioni in una valuta diversa (es. tramite addebiti Stripe internazionali), convertiamo nella tua valuta locale usando il tasso di cambio al momento della transazione.
La valuta di visualizzazione non cambia i record storici; è solo la lente.
Riconciliazione contanti vs Stripe
I guadagni Stripe si riconciliano automaticamente. I guadagni in contanti dipendono dal fatto che tu segni accuratamente le prenotazioni come pagate. Se dimentichi di segnare una prenotazione in contanti come pagata, la dashboard non ne sa nulla.
Un'abitudine mensile comune: l'ultimo giorno del mese, apri la lista prenotazioni filtrata su "questo mese, contanti, pagamento pendente" e riconcilia. Segna ciascuna come pagata (o rimborsa / cancella se appropriato) così le finanze corrispondono alla realtà.
Moduli fiscali
Per i mentor con sede USA che usano Stripe: Stripe emette un 1099-K se superi la soglia IRS (600$ per la maggior parte degli stati dal 2026 in poi). Trovalo nella dashboard Stripe Express sotto "Tax forms".
Per chi non è USA: la reportistica della tua autorità fiscale locale è tra te e loro; le esportazioni CSV ti danno i record che ti servono.
Vedi moduli fiscali e 1099 per la discussione completa.
Condividere le finanze con un commercialista
Hai tre opzioni:
1. Esportazioni CSV
La più pulita. Esporta mensilmente o trimestralmente e consegna al tuo commercialista.
2. Accesso commercialista
Puoi aggiungere un ruolo "commercialista" al tuo account con accesso in sola lettura alle finanze. Accedono con la propria email; vedono solo la sezione finanze, non le prenotazioni o i dati clienti.
Per aggiungere: /mentor/settings/team → "Aggiungi commercialista" → inserisci la sua email. Riceve un link di invito.
3. Accesso diretto Stripe
La tua dashboard Stripe Express ha i propri controlli di accesso. Puoi concedere a un commercialista accesso in sola visualizzazione lì, separatamente da MoveMentors.
Best practice
- Registra le spese man mano che le sostieni. La corsa di fine anno è peggio di 30 secondi al momento.
- Foto delle ricevute. Scatta una foto con il telefono al momento dell'acquisto, carica dopo.
- Categorizza in modo coerente. Scegli un insieme di categorie che usi e attieniti a quello.
- Riconcilia mensilmente. A fine mese: prenotazioni in contanti segnate come pagate, spese inserite, payout controllati.
- Pulizia annuale. Una volta l'anno (tipicamente a gennaio), rivedi i totali dell'anno precedente, correggi eventuali spese mal categorizzate, genera il CSV dell'anno intero per il commercialista.
Domande frequenti
Perché i miei "guadagni di questo mese" differiscono dal mio saldo Stripe? I payout Stripe hanno un ritardo a rotazione (2-7 giorni). I guadagni nella dashboard contano la data della prenotazione; il saldo Stripe riflette ciò che è attualmente disponibile per il payout.
Posso modificare l'importo di pagamento di una prenotazione passata? Non direttamente. Se una prenotazione è stata pagata con l'importo sbagliato, rimborsa e ri-prenota. Le finanze riflettono le transazioni effettive.
Posso taggare una prenotazione come "non commerciale" (es. amico che ha pagato per cortesia)? Non nativamente. Puoi segnare una prenotazione come "pagata" con importo 0 per registrare la presenza senza guadagni. Oppure puoi tenere l'importo effettivo e aggiungere una spesa corrispondente per compensare.
La dashboard dice che ho guadagnato X€ ma la mia banca mostra meno. Perché? I motivi più comuni:
- Commissioni Stripe: i versamenti in banca sono al netto delle commissioni; i "guadagni" della dashboard sono anch'essi al netto delle commissioni, ma se confronti con il lordo della lista prenotazioni, differiscono.
- Calendario dei payout Stripe: le prenotazioni di oggi non sono nel versamento bancario di oggi.
- Rimborsi: un rimborso emesso riduce il prossimo payout ma la prenotazione è già nei guadagni dei mesi passati.
La colonna "importo netto" dell'esportazione CSV dovrebbe corrispondere a ciò che arriva sulla tua banca, entro pochi giorni dal calendario dei payout.
Prossimi passi
- Moduli fiscali e 1099: il quadro della reportistica fiscale di fine anno.
- Accettare pagamenti: quali metodi alimentano le finanze.