Todas las personas a las que das clase acaban en una sola lista, en /mentor/clients: estudiantes que reservaron una clase en grupo, clientes de sesiones privadas y cualquier persona para la que hayas registrado una sesión. Cada una tiene su propia ficha, con su historial de sesiones, lo que ha pagado, lo que aún te debe y tus notas privadas.
La lista de clientes
Busca por nombre, correo electrónico o teléfono, y ordena por Actividad reciente, Más sesiones, Mayor ingreso o Nombre (A a Z).
Cada fila muestra:
- El nombre y los datos de contacto.
- Cuántas sesiones ha hecho contigo y cuánto has ingresado con esa persona.
- La fecha de su última actividad y sus próximas sesiones.
- Pequeñas etiquetas: Invitado (sin cuenta en MoveMentors), un icono de nota si has escrito algo sobre esa persona, el saldo de su paquete o de su suscripción, y cualquier importe que aún te deba.
Haz clic en una fila para abrir la ficha del cliente.
La ficha de un cliente
- Cifras: sesiones totales (y cuántas fueron privadas), ingreso total, próximas sesiones e importe pendiente.
- Historial de sesiones: sus reservas de clases en grupo y sus sesiones privadas contigo, cada una con su estado (por ejemplo Confirmada, Asistió, Esperando pago, Cancelada o Ausencia). En una sesión privada puedes pulsar Marcar pagado cuando llegue el dinero, o Cancelar la sesión.
- Acuerdo: cómo te paga este cliente las sesiones privadas (lo explicamos más abajo).
- Notas: tus notas privadas sobre esa persona. Ni el cliente ni otros profesores las ven.
Cómo se añaden los clientes
La ficha de un cliente se crea automáticamente la primera vez que alguien reserva contigo, también si reserva como invitado (en ese caso, la ficha queda asociada al correo que usó). Tú también puedes añadir personas:
- Añadir cliente, en /mentor/clients, guarda a una persona, por ejemplo alguien que te reserva sesiones privadas por teléfono.
- Importar CSV trae de una vez una lista de clientes anteriores: hasta 2000 filas y 2 MB por archivo. Reconoce las exportaciones de clientes de Mindbody y Vagaro, y sirve cualquier CSV con una columna de nombre y otra de correo electrónico o de teléfono. Las personas que ya están en tu lista se actualizan, no se duplican.
Si un mismo estudiante reserva con dos correos distintos, aparece como dos clientes separados. No los unimos automáticamente, pero puedes pedir que los unamos escribiendo a soporte con los dos correos.
Registrar una sesión privada
Nueva sesión privada registra una sesión individual que ya has dado o que vas a dar. Elige el cliente, la fecha, la hora, la duración y el precio, y cómo te ha pagado: efectivo, Venmo, PayPal, Zelle, transferencia bancaria, un enlace de pago de Stripe, crédito de un paquete o de una suscripción, gratis u otro.
Marca Ya pagado para que cuente en tus ingresos al momento. Si no lo marcas, se guarda como programada y la marcas como pagada cuando llegue el dinero.
Acuerdos con clientes privados
Si alguien te paga por adelantado o entrena contigo con unas condiciones fijas, define un acuerdo en su ficha:
- Pago por sesión: sin pago por adelantado. Cada sesión tiene su propio precio y su propio registro de pago. Es la opción por defecto.
- Paquete: un número fijo de sesiones por un precio. Cada sesión que registras descuenta una, y su ficha muestra cuántas le quedan.
- Suscripción: un precio semanal o mensual que cubre un número fijo de sesiones en cada ciclo.
- Gratis / cortesía: las sesiones cuentan en el historial del cliente, pero no en tus ingresos. Útil para intercambios, sesiones de cortesía o una prueba.
Un acuerdo nuevo sustituye al actual. Las sesiones que registres a partir de ese momento cuentan para el nuevo.
Sacar partido a tu lista de clientes
Dar la bienvenida a quien empieza a venir a menudo
Cuando alguien ha venido a varias clases seguidas, un detalle personal ayuda a que se quede:
- Envíale un mensaje corto de agradecimiento por correo o por SMS y pregúntale qué tal le van las clases.
- Apunta en sus notas lo que hayas observado: lesiones, preferencias, objetivos.
- Si vendes bonos de clases, coméntaselo. A quien viene cada semana le suele compensar un bono.
Escribir a quien hace tiempo que no viene
Ordena por Actividad reciente y baja hasta el final para ver quién lleva tiempo sin venir. Algunas personas se habrán mudado o habrán cambiado de rutina, y no pasa nada. A otras les basta un mensaje amable, o un código promocional para su primera clase a la vuelta (los códigos promocionales están en los planes Pro y Premium). No envíes más de uno o dos mensajes: más que eso resulta insistente.
Antes de clase
En las sesiones privadas y los grupos pequeños, abre antes la ficha de cada cliente y repasa tus notas. La gente valora que recuerdes que le daban miedo las extensiones hacia atrás.
Privacidad
Puedes ver los datos de contacto de un cliente porque reservó contigo o porque lo añadiste tú. Tus notas solo las ves tú.
Si un cliente nos pide que borremos sus datos, primero te avisamos y después eliminamos sus datos personales, pero conservamos los registros de pago anónimos que necesitas para tu contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar los clientes que tenía en otra herramienta? Sí. Exporta tu lista de clientes en CSV (desde Mindbody, Vagaro o una hoja de cálculo) y usa Importar CSV en /mentor/clients. Cada archivo admite hasta 2000 filas y 2 MB.
¿Puedo exportar mi lista de clientes? Todavía no. Para tus ingresos, consulta Exportar tus ingresos a CSV.
¿Puedo ver con qué otros profesores da clase un cliente? No. El historial de un cliente contigo solo lo ves tú, y nunca compartimos los datos de los clientes de un profesor con otro.
¿Pueden dos profesores compartir una lista de clientes? No. Cada cuenta de profesor tiene su propia lista.
¿Puedo escribir a todos mis clientes a la vez? Por ahora no se puede desde MoveMentors. Usa tu propia herramienta de correo o de mensajería.
Próximos pasos
- Gestionar reservas: las reservas del día a día, que son las que llenan tu lista de clientes.
- Ofrecer sesiones privadas: deja que tus clientes reserven sesiones individuales contigo.
- Finanzas y gastos: la parte económica de tus clases.