Sobald Kurse live sind, beginnen Schüler zu buchen. Das Buchungs-Dashboard unter /mentor/bookings ist dort, wo du die meiste Zeit deiner täglichen Operationen verbringst.
Buchungsstatus
Jede Buchung hat einen Status. Der Lebenszyklus:
| Status | Was es bedeutet | Wer es bewegen kann |
|---|---|---|
PENDING | Gebucht, aber noch nicht bezahlt (bei manuellen Methoden) | Du: als bezahlt markieren, dann CONFIRMED |
CONFIRMED | Bezahlt und gebucht | Du: als abgeschlossen / Nicht-erschienen markieren |
COMPLETED | Der Kurs hat stattgefunden und der Schüler hat teilgenommen | Endgültig; nur Erstattung danach möglich |
NO_SHOW | Der Kurs hat stattgefunden; der Schüler nicht | Endgültig |
CANCELLED | Buchung wurde von einer Seite storniert | Endgültig |
Stripe-Kartenzahlungen überspringen PENDING und gehen direkt zu CONFIRMED (die Zahlung wird zum Buchungszeitpunkt erfasst).
Manuelle Zahlungsmethoden (Bank, PayPal usw.) bleiben PENDING, bis du den Zahlungseingang bestätigst.
Die Buchungsliste
Die Liste unter /mentor/bookings zeigt:
- Alle deine Buchungen, standardmäßig sortiert nach nächstem Kursdatum.
- Filter: Status (ausstehend / bestätigt / abgeschlossen / Nicht-erschienen / storniert), Datumsbereich, Zahlungsmethode, Kurs.
- Suche nach Schülername, E-Mail oder Buchungs-ID.
Klicke auf eine beliebige Buchung für die vollständige Detailseite: wer, wann, was, Zahlungsstatus, Zahlungsmethode, Teilnehmer bei Gruppenbuchungen, die Stornierungsrichtlinie und die Aktions-Buttons.
Täglicher Workflow
Morgendliche Prüfung
Öffne /mentor/bookings einmal jeden Morgen. Filtere auf "heute" und schau dir an:
- Stelle sicher, dass die heutigen Kurse weiterhin besucht werden (Kapazitäten prüfen).
- Markiere die Kurse von gestern als abgeschlossen / Nicht-erschienen (das kannst du auch am Ende jedes Kurses tun).
- Bearbeite ausstehende Buchungen (markiere die als bezahlt, bei denen du die Zahlung erhalten hast).
Nach jedem Kurs
Am Ende jedes Kurses:
- Öffne die Einheit des Tages auf deinem Handy oder Laptop.
- Klicke für jede Buchung auf "Als abgeschlossen markieren" oder "Als Nicht-erschienen markieren", je nachdem, ob der Schüler teilgenommen hat.
- Wenn jemand am Tag bar bezahlt hat, klicke zuerst auf "Als bezahlt markieren" (dann als abgeschlossen markieren).
Die meisten Mentoren machen das in ca. 2 Minuten während der Abkühlphase.
Wöchentliche Bereinigung
Einmal pro Woche (Freitag bei vielen Mentoren):
- Filtere auf "diese Woche, ausstehende Zahlung". Hake Schüler nach, die nicht über manuelle Methoden bezahlt haben.
- Schaue dir die Buchungen der nächsten Woche an und prüfe, ob die Kapazität angemessen ist.
- Beantworte Anfragen.
Als bezahlt markieren (manuelle Methoden)
Für Buchungen, die per Banküberweisung, PayPal, Venmo usw. bezahlt wurden:
- Bestätige, dass das Geld auf deinem Konto eingegangen ist (prüfe deine Bank, PayPal usw.).
- Öffne die Buchung auf MoveMentors.
- Klicke auf "Als bezahlt markieren".
- Die Buchung wechselt von
PENDINGzuCONFIRMED. - Der Schüler erhält eine "Deine Buchung ist bestätigt"-E-Mail.
Markiere nicht als bezahlt, bevor du die Zahlung tatsächlich erhalten hast. Das System vertraut dir; brich das Vertrauen nicht, indem du spekulativ als bezahlt markierst.
Bei Barzahlungen am Tag markiere nach dem Kurs als bezahlt (oder sobald du das Bargeld hast).
Bestätigen und abschließen
Du musst Stripe-bezahlte Buchungen nicht "bestätigen"; sie werden automatisch bestätigt. Du musst manuell bezahlte Buchungen bestätigen (die Aktion "Als bezahlt markieren" bestätigt implizit).
Du musst alle Buchungen am Ende des Kurses "abschließen". Das System kann Buchungen 24 Stunden nach Kursbeginn automatisch abschließen, falls du es vergisst, aber das automatische Abschließen behandelt unmarkierte Buchungen als abgeschlossen, was No-Shows einen Freischuss gibt.
Best Practice: Abschluss am Ende jedes Kurses markieren.
No-Shows
Ein No-Show ist ein Schüler, der bezahlt, aber nicht teilgenommen hat. Die Standardbehandlung:
- Die Buchung wird als
NO_SHOWmarkiert. - Der Schüler behält seine Zahlung (keine automatische Erstattung).
- Der Schüler erhält eine E-Mail mit "Wir haben dich als nicht teilnehmend markiert; falls das falsch ist, schreibe dem Mentor".
Manche Mentoren sind großzügig bei No-Shows (bieten Guthaben für einen zukünftigen Kurs an); manche sind streng (keine Erstattung, kein Guthaben). Deine Entscheidung.
Mit Schülern kommunizieren
Die Buchungsdetailseite hat eine "Nachricht senden"-Aktion. Das sendet eine einseitige E-Mail an den Schüler über die Plattform. Er kann direkt antworten (seine Antwort geht in deinen Plattform-Posteingang).
Nutze es für:
- Bestätigung des Zahlungseingangs.
- Frage zu einer Buchung.
- Benachrichtigung über einen Veranstaltungsortwechsel.
- Senden von Vor-Kurs-Anweisungen.
Nutze es nicht für:
- Marketing für zukünftige Kurse (dafür sind deine Profil-Bio und Instagram).
- Romantische / persönliche Kommunikation (gegen die Community-Richtlinien).
Verwaltung von Gruppenbuchungen
Wenn ein Schüler mehrere Plätze bucht:
- Ein Buchungsdatensatz deckt die ganze Gruppe ab.
- Gruppengröße und Namen weiterer Teilnehmer sind auf dem Buchungsdetail sichtbar.
- Eine Zahlung für die gesamte Gruppe.
- Eine "Als bezahlt markieren"- / "Als abgeschlossen markieren"-Aktion deckt alle Plätze ab.
Du kannst nicht innerhalb derselben Buchung einen Platz als abgeschlossen und einen anderen als No-Show markieren. Wenn 4 Plätze gebucht wurden und 3 teilgenommen haben, markiere die gesamte Buchung als abgeschlossen (es ist in Ordnung, beim vierten großzügig zu sein).
Erstattung über das Dashboard
Wenn du eine Buchung erstatten willst:
- Öffne die Buchung.
- Klicke auf "Stornieren und erstatten".
- Wähle "Volle Erstattung" oder "Teilerstattung" (Betrag angeben).
- Füge eine optionale Erklärungsnotiz hinzu.
Für Stripe-Zahlungen: Die Erstattung wird sofort verarbeitet. Für manuelle Methoden: Du kümmerst dich um die Erstattung außerhalb der Plattform. Klicke auf "Als erstattet markieren", sobald du das Geld tatsächlich zurückgesendet hast.
Sonderfälle
Schüler hat via Stripe bezahlt, aber du hast die Buchung als No-Show markiert. Er fragt, warum er bezahlt hat. Er hat bezahlt, weil er gebucht hat. No-Show bedeutet, er ist nicht erschienen; die Zahlung steht. Du kannst dich entscheiden, ihm als Geste der Kulanz zurückzuerstatten; das System erzwingt es nicht.
Zwei Schüler haben denselben Platz gebucht (Race Condition). Die Plattform verhindert das durch Row-Locking auf Datenbankebene. Eine Kapazitätsüberschreitung ist mathematisch unmöglich. Wenn du etwas siehst, was so aussieht, mache einen Screenshot und schreibe sofort den Support an.
Schüler besteht darauf, dass er bar bezahlt hat, aber du erinnerst dich nicht. Unangenehm. Wir vertrauen hier standardmäßig dem Host. Wenn der Schüler eine Quittung oder einen Screenshot hat, soll er sie senden. Falls nicht, vermittle mit dem Schüler und gewähre die Buchung, falls du nichts anderes beweisen kannst.
Häufige Fragen
Kann ich alle manuellen Zahlungen automatisch bestätigen? Nein. Die manuelle Zahlungsbestätigung ist ein bewusster Human-in-the-Loop-Schritt zur Betrugsverhinderung. Die Reibung ist das Feature.
Kann ich alle Buchungen einer ganzen Einheit bulk-abschließen?
Ja, in der Einheitenansicht. Klicke in der Einheitenkarte auf "Alle abschließen", und jede Buchung dieser Einheit wechselt zu COMPLETED. Einzelne No-Shows zu markieren erfordert weiterhin Aktion pro Buchung.
Die Buchung zeigt die falsche Teilnehmerzahl. Prüfe die Gruppengröße der Buchung; die aufgelistete Zahl ist "1 (der Bucher)" plus die zusätzlichen Teilnehmer. Eine 4-Plätze-Gruppenbuchung zeigt auf deiner Seite Gruppengröße 4.
Kann ich Buchungen in eine Tabelle exportieren? Ja, die Buchungsliste hat einen "CSV exportieren"-Button. Nützlich für Buchhaltung oder Reporting.
Nächste Schritte
- Kunden (CRM) behandelt die längerfristige Beziehung zu Stammschülern.
- Finanzen und Ausgaben behandelt die Geldseite.