Finanzen und Ausgaben

Das Finanzen-Dashboard unter /mentor/financials ist deine Geschäftsübersicht: jeder Dollar rein, jeder Dollar raus, was übrig bleibt und was offen ist. Verfügbar in den Pro- und Premium-Stufen.

Das Dashboard auf einen Blick

Oben auf der Seite gibt es vier Statistik-Karten:

• Einnahmen diesen Monat: Gesamteinnahmen aus diesen Monat abgeschlossenen Buchungen.
• Ausgaben diesen Monat: Gesamtausgaben, die du geloggt hast.
• Netto diesen Monat: Einnahmen minus Ausgaben.
• Netto seit Jahresbeginn: dasselbe, ganzes Jahr.

Darunter:

• Einnahmen-Diagramm: Liniendiagramm der monatlichen Einnahmen der letzten 12 Monate.
• Letzte Transaktionen: die letzten 20 Buchungen und Ausgaben, nach Datum verschachtelt.
• Auszahlungs-Log: eine Liste der Stripe-Auszahlungen mit ihren Beträgen und Daten.

Einnahmequellen

Das Dashboard zieht Einnahmen automatisch aus:

• Stripe-Zahlungen: jede per Karte bezahlte Buchung. Netto nach Stripe-Gebühren.
• Manuelle Zahlungen: jede Buchung, die du als bezahlt markiert hast (Bargeld, Banküberweisung, PayPal usw.).

Für Stripe-Zahlungen kennt das System den genauen Nettobetrag (Preis minus Stripe-Gebühren). Für manuelle Zahlungen geht das Dashboard vom Bruttobetrag aus; falls du bei der manuellen Methode eine Gebühr gezahlt hast (z. B. eine PayPal-Goods/Services-Gebühr von 3 %), kannst du beim Kategorisieren den Einnahmenbetrag manuell reduzieren.

Ausgaben-Tracking

Ausgaben sind alles, was du ausgibst, das für dein Lehrgeschäft relevant ist. Übliche Kategorien:

• Studio-Miete (wenn du Raum mietest).
• Versicherung (Haftpflichtversicherung für das Unterrichten).
• Weiterbildung (Workshops, fortgeschrittene Schulungen, die du besuchst).
• Verbrauchsmaterial (Matten, Blocks, Requisiten für Kurse, die du bereitstellst).
• Marketing (Instagram-Anzeigen, Visitenkarten usw.).
• Software (deine Planungstools, Buchhaltungssoftware usw.).
• Reisen (wenn du zum Unterrichten reist).
• Sonstiges.

So loggst du eine Ausgabe:

1. Klicke auf der Finanzseite auf "Ausgabe hinzufügen".
2. Wähle ein Datum, eine Kategorie, einen Betrag und füge eine Beschreibung hinzu.
3. Lade optional einen Beleg hoch (Bild oder PDF, gespeichert im privaten Supabase Storage).
4. Speichern.

Die Ausgabe erscheint in deinen Monatssummen und reduziert deine "Netto"-Berechnungen.

Auszahlungs-Abstimmung

Stripe zahlt dich nach einem Zeitplan aus (täglich, wöchentlich usw., wie du in deinem Stripe-Dashboard festlegst). Das "Auszahlungs-Log" auf der Finanzseite listet jede Auszahlung, die Stripe an deine Bank getätigt hat.

Jeder Auszahlungseintrag zeigt:

• Datum.
• Betrag.
• Die Aufschlüsselung: welche Buchungen die Auszahlung abdeckte.
• Einen Link zum Stripe-Express-Dashboard für den Originaldatensatz.

Wenn du jemals bestätigen musst "diese X $-Auszahlung an meine Bank deckt genau diese Buchungen", ist das Log der Ort. Nützlich für die Buchhaltung.

CSV-Exporte

Drei Exporte sind verfügbar:

• Bookings.csv: jede Buchung mit Schülername, Kurs, Datum, Bruttobetrag, Gebühren, Nettobetrag, Zahlungsmethode, Status.
• Expenses.csv: jede Ausgabe mit Datum, Kategorie, Betrag, Beschreibung, Beleg-URL.
• Combined.csv: Einnahmen UND Ausgaben verschachtelt nach Datum.

Der kombinierte Export ist das einfachste Format, um es einem Buchhalter zu übergeben: jedes Geschäftsereignis in chronologischer Reihenfolge.

Klicke auf der Finanzseite auf "Exportieren", wähle den Datumsbereich und das Format.

Währung

Das Dashboard zeigt alles in deiner Heimwährung (im Onboarding festgelegt). Falls du jemals Buchungen in einer anderen Währung angenommen hast (z. B. über internationale Stripe-Belastungen), konvertieren wir in deine Heimwährung mit dem Wechselkurs zum Zeitpunkt der Transaktion.

Die Anzeigewährung ändert keine historischen Datensätze; sie ist nur die Linse.

Abstimmung von Bargeld vs. Stripe

Stripe-Einnahmen werden automatisch abgestimmt. Bargeldeinnahmen hängen davon ab, dass du Buchungen korrekt als bezahlt markierst. Wenn du vergisst, eine Bargeld-Buchung als bezahlt zu markieren, weiß das Dashboard nichts davon.

Eine übliche monatliche Gewohnheit: Öffne am letzten Tag des Monats die nach "dieser Monat, Bargeld, ausstehende Zahlung" gefilterte Buchungsliste und stimme ab. Markiere jede als bezahlt (oder erstatte / storniere, falls passend), damit die Finanzen mit der Realität übereinstimmen.

Steuerformulare

Für US-basierte Mentoren, die Stripe nutzen: Stripe stellt ein 1099-K aus, wenn du die IRS-Schwelle überschreitest (600 $ in den meisten Bundesstaaten ab 2026). Du findest es im Stripe-Express-Dashboard unter "Steuerformulare".

Für Nicht-US: Die Berichterstattung an deine lokale Steuerbehörde ist zwischen dir und ihr; die CSV-Exporte geben dir die benötigten Datensätze.

Siehe Steuerformulare und 1099 für die volle Diskussion.

Finanzen mit einem Buchhalter teilen

Du hast drei Optionen:

1. CSV-Exporte

Am saubersten. Monatlich oder vierteljährlich exportieren und an deinen Buchhalter übergeben.

2. Buchhalter-Zugang

Du kannst deinem Konto eine "Buchhalter"-Rolle mit Lesezugriff auf die Finanzen hinzufügen. Sie melden sich mit ihrer eigenen E-Mail an; sie sehen nur den Finanzbereich, nicht deine Buchungen oder Kundendaten.

Hinzufügen: /mentor/settings/team, "Buchhalter hinzufügen", E-Mail eingeben. Sie erhalten einen Einladungslink.

3. Direkter Stripe-Zugang

Dein Stripe-Express-Dashboard hat eigene Zugriffskontrollen. Du kannst dort einem Buchhalter Nur-Lesezugriff gewähren, separat von MoveMentors.

Best Practices

• Logge Ausgaben, sobald sie anfallen. Der Jahresend-Stress ist schlimmer als 30 Sekunden zum Zeitpunkt.
• Belegfotos. Mache zum Zeitpunkt des Kaufs ein Foto mit dem Handy, lade es später hoch.
• Konsistent kategorisieren. Wähle einen Satz Kategorien, den du nutzt, und bleib dabei.
• Monatlich abstimmen. Monatsende: Bargeld-Buchungen als bezahlt markieren, Ausgaben eingetragen, Auszahlungen geprüft.
• Jährliche Bereinigung. Einmal jährlich (typischerweise im Januar), die Vorjahressummen prüfen, falsch kategorisierte Ausgaben korrigieren, die Jahres-CSV für deinen Buchhalter generieren.

Häufige Fragen

Warum unterscheiden sich meine "Einnahmen diesen Monat" von meinem Stripe-Guthaben? Stripe-Auszahlungen haben eine rollende Verzögerung (2 bis 7 Tage). Die Einnahmen im Dashboard zählen das Buchungsdatum; das Stripe-Guthaben spiegelt das, was aktuell für die Auszahlung verfügbar ist.

Kann ich den Zahlungsbetrag einer vergangenen Buchung bearbeiten? Nicht direkt. Falls eine Buchung mit dem falschen Betrag bezahlt wurde, erstatte und buche neu. Die Finanzen spiegeln die tatsächlichen Transaktionen.

Kann ich eine Buchung als "nicht-geschäftlich" markieren (z. B. ein Freund, der als Gefallen gezahlt hat)? Nicht nativ. Du kannst eine Buchung mit einem Betrag von 0 als "bezahlt" markieren, um die Teilnahme ohne Einnahmen zu erfassen. Oder du behältst den tatsächlichen Betrag und fügst eine entsprechende Ausgabe zum Ausgleich hinzu.

Das Dashboard sagt, ich habe X $ verdient, aber meine Bank zeigt weniger. Warum? Die häufigsten Gründe:

1. Stripe-Gebühren: Bankeinzahlungen sind netto nach Gebühren; die "Einnahmen" im Dashboard sind ebenfalls netto nach Gebühren, aber wenn du gegen das Brutto der Buchungsliste vergleichst, unterscheiden sie sich.
2. Stripe-Auszahlungsplan: Die heutigen Buchungen sind nicht in der heutigen Bankeinzahlung.
3. Erstattungen: Eine ausgestellte Erstattung reduziert die nächste Auszahlung, aber die Buchung ist bereits in den Einnahmen vergangener Monate.

Die "Nettobetrag"-Spalte des CSV-Exports sollte mit dem übereinstimmen, was auf deinem Konto ankommt, innerhalb weniger Tage des Auszahlungsplans.

Nächste Schritte

• Steuerformulare und 1099: das Steuerreporting zum Jahresende.
• Zahlungen annehmen: welche Methoden die Finanzen speisen.