Google Calendar, Apple Calendar und Zoom verbinden

Auf der Seite Verbindungen unter /mentor/settings/connections verknüpfst du deinen Kalender und deine Video-Konten mit MoveMentors. Dort gibt es drei Verbindungen: Google Calendar und Meet, Apple Calendar und Zoom. Sie stehen in jedem Tarif zur Verfügung, auch im kostenlosen.

Online-Kurse, die die Verbindung zu Google Meet oder Zoom nutzen, gibt es im Pro- und Premium-Tarif. Kostenlose Online-Kurse brauchen sonst nichts. Bezahlte Online-Kurse brauchen zusätzlich ein verbundenes Stripe-Konto, weil deine Schüler sie mit Karte bezahlen. Siehe Online-Kurse und Tarife und Preise.

Was jede Verbindung macht

Du kannst jede Kombination verbinden. Wenn du Google und Zoom verbindest, wählst du pro Online-Kurs, welcher Anbieter ihn übernimmt.

Google Calendar und Meet

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   Öffne die Seite Verbindungen

   Gehe zu /mentor/settings/connections.

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   Klick auf 'Connect Google'

   Du landest auf der Berechtigungsseite von Google.

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   Wähle dein Google-Konto und erlaube den Zugriff

   Wir fragen zwei Berechtigungen ab: deine Kalendertermine lesen (damit deine belegten Zeiten Buchungen blockieren) und Termine anlegen (für Online-Buchungen und ihre Meet-Links). Mehr nicht.

Sobald die Verbindung steht, zeigt die Google-Zeile das verbundene Konto. Ab dann macht MoveMentors zwei Dinge damit:

• Es blockiert deine belegten Zeiten. Termine in deinem Google Kalender blockieren dieselben Zeiten auf MoveMentors, damit dich niemand bucht, während du beim Zahnarzt bist oder woanders unterrichtest. Siehe Belegte Zeiten und Jetzt synchronisieren weiter unten.
• Es trägt deine Online-Buchungen ein. Sobald eine Buchung für einen deiner Online-Kurse mit Google Meet bestätigt wird, legt MoveMentors für diese Buchung einen Termin mit Meet-Link in deinem Google Kalender an. Der Schüler bekommt den Link in seiner Bestätigungs-E-Mail und auf seiner Buchungsseite.

Buchungen vor Ort werden nicht in deinen Google Kalender eingetragen. Um alles, was du unterrichtest, in einem anderen Kalender zu sehen, nutze Export Calendar auf der Seite Verbindungen (siehe Andere Kalender-Apps weiter unten).

Belegte Zeiten und Jetzt synchronisieren

Unter der Google-Zeile gibt es einen Bereich namens Belegte Zeiten aus Google Kalender. Er zeigt:

• wann MoveMentors zuletzt mit Google synchronisiert hat
• wie viele belegte Zeiten in den nächsten 30 Tagen blockiert sind
• die nächsten davon, mit Titel und Uhrzeit

MoveMentors liest deinen Google Kalender direkt nach dem Verbinden und danach von selbst alle 15 Minuten. Wenn du gerade etwas eingetragen hast und es sofort blockiert sein soll, klick auf Jetzt synchronisieren. Der Button holt nur deine belegten Zeiten von Google. Er schickt deine Kurse oder Buchungen von MoveMentors nicht an Google.

Wenn du einen Termin in Google verschiebst oder löschst, wird die Blockierung bei der nächsten Synchronisation verschoben oder entfernt.

Es zählen nur Termine in dem Kalender, der in der Google-Zeile steht. Diese Termine blockieren nichts:

• Termine, die in Google als Verfügbar markiert sind (statt Beschäftigt)
• Ganztägige Termine, zum Beispiel Feiertage oder Geburtstage
• Abgesagte Termine
• Die Meet-Termine, die MoveMentors für deine Online-Buchungen anlegt, damit eine Buchung nie den Rest deines Kurses blockiert
• Einheiten aus deiner eigenen MoveMentors-Kalenderdatei (Export Calendar), die du in Google importiert hast, damit sich deine Kurse nie selbst blockieren

Wenn du in der Google-Zeile auf Disconnect klickst, entfernt MoveMentors auch seinen Zugriff aus deinem Google-Konto, und alle aus Google übernommenen belegten Zeiten werden gelöscht. Diese Zeiten sind dann wieder buchbar.

Apple Calendar

Apple erlaubt anderen Apps nicht, dein normales Apple-ID-Passwort für iCloud Kalender zu nutzen. Stattdessen erstellst du in deinem Apple-Konto ein "app-spezifisches Passwort" und fügst es in MoveMentors ein. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung muss für deine Apple ID aktiv sein, bevor du eines erstellen kannst.

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   Melde dich auf appleid.apple.com an

   Verwende dieselbe Apple ID wie für iCloud Kalender.

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   Öffne 'Anmelden und Sicherheit'

   Das findest du in der Seitenleiste.

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   Klick auf 'App-spezifische Passwörter'

   Wenn du diese Option nicht siehst, ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung für deine Apple ID nicht aktiv. Aktiviere sie zuerst und komm dann zurück.

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   Erstelle ein neues app-spezifisches Passwort

   Klick dazu auf den Hinzufügen-Button.

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   Nenne es 'MoveMentors' und klick auf Erstellen

   Apple fragt eventuell zur Bestätigung noch einmal nach deinem Apple-ID-Passwort.

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   Kopiere das Passwort, das Apple anzeigt

   Es hat die Form xxxx-xxxx-xxxx-xxxx. Apple zeigt es nur einmal an. Wenn du es verlierst, erstelle ein neues und widerrufe das alte.

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   Verbinde es in MoveMentors

   Klick auf der Seite Verbindungen auf Connect Apple. Gib deine Apple ID und das gerade kopierte app-spezifische Passwort ein und bestätige.

Wenn die Verbindung fehlschlägt, sind die häufigsten Ursachen:

• Falsches Passwort: Es muss das app-spezifische Passwort xxxx-xxxx-xxxx-xxxx sein, nicht dein normales Apple-ID-Passwort.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht aktiv: siehe Schritt 3.
• Passwort abgelaufen oder widerrufen: Apple macht app-spezifische Passwörter ungültig, wenn du dein Apple-ID-Passwort änderst oder sie widerrufst. Erstelle ein neues.

Belegte Zeiten aus dem Apple Kalender

Sobald die Verbindung steht, liest MoveMentors alle iCloud-Kalender, in denen Termine stehen, zum Beispiel Privat und Arbeit. Erinnerungslisten, abonnierte Kalender (etwa Feiertage) und der iCloud-Posteingang werden übersprungen. Termine in den nächsten 30 Tagen blockieren dieselben Zeiten auf MoveMentors, damit dich dann niemand buchen kann.

Unter der Apple-Zeile gibt es einen Bereich namens Belegte Zeiten aus dem Apple Kalender. Er zeigt:

• wann MoveMentors zuletzt mit iCloud synchronisiert hat
• welche iCloud-Kalender gelesen werden, zum Beispiel "Wir lesen deine iCloud-Kalender: Privat, Arbeit"
• wie viele belegte Zeiten in den nächsten 30 Tagen blockiert sind
• die nächsten davon, mit Titel und Uhrzeit

Das funktioniert wie beim Google-Bereich: MoveMentors liest iCloud direkt nach dem Verbinden, danach von selbst alle 15 Minuten und sofort, wenn du auf Jetzt synchronisieren klickst. Ein wiederkehrender Termin blockiert jedes Mal, an dem er stattfindet. Dieselben Termine wie bei Google zählen nicht: Termine, die als frei statt beschäftigt markiert sind, ganztägige Termine, abgesagte Termine und Einheiten aus deiner eigenen MoveMentors-Kalenderdatei, die du in iCloud importiert hast.

Ist iCloud eine Weile nicht erreichbar, bleiben deine bisherigen belegten Zeiten bis zur nächsten erfolgreichen Synchronisation, wie sie sind. Funktioniert dein app-spezifisches Passwort nicht mehr, stoppt die Synchronisation, bis du in der Apple-Zeile auf Disconnect klickst und dich mit einem neuen app-spezifischen Passwort wieder verbindest.

MoveMentors legt in iCloud nie etwas an, ändert nichts und löscht nichts. Der Apple Kalender wird nur gelesen.

Apple trennen

Klick in der Apple-Zeile auf Disconnect. MoveMentors löscht deine gespeicherte Apple ID, das app-spezifische Passwort und alle aus iCloud übernommenen belegten Zeiten. Diese Zeiten sind dann wieder buchbar.

Das app-spezifische Passwort selbst bleibt bei Apple gültig, bis du es widerrufst, und das kannst nur du: Melde dich bei appleid.apple.com an, öffne App-spezifische Passwörter und widerrufe das MoveMentors-Passwort.

Zoom

Die Zoom-Integration von MoveMentors erstellt ein Zoom-Meeting in deinem Konto, sobald eine Buchung für einen Online-Kurs mit Zoom bestätigt wird. Du fügst die App über MoveMentors hinzu, nutzt sie dort und entfernst sie dort auch wieder.

Zoom hinzufügen (verbinden)

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   Leg dir ein Zoom-Konto zu

   Ein kostenloses Zoom-Konto reicht, aber Zoom begrenzt in manchen Tarifen die Meeting-Dauer. Wenn deine Kurse lang sind, prüfe die aktuellen Zoom-Tarife auf zoom.us.

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   Klick auf 'Connect Zoom'

   Klick auf /mentor/settings/connections auf Connect Zoom. Du landest auf der Berechtigungsseite von Zoom.

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   Erlaube die angefragten Berechtigungen

   Drei Berechtigungen: Meetings in deinem Konto erstellen (meeting:write:meeting), Meeting-Details lesen (meeting:read:meeting) und dein Basisprofil lesen (user:read:user), damit die Seite Verbindungen zeigen kann, welches Zoom-Konto verbunden ist. Mehr nicht.

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   Fertig

   Du kommst zurück zu MoveMentors, und die Zoom-Zeile zeigt Connected as mit deinem Namen.

Zoom nutzen (pro Kurs)

Für jeden Online-Kurs wählst du Google Meet oder Zoom. Wenn du nur einen der beiden verbunden hast, wird dieser automatisch genutzt, und es erscheint keine Auswahl.

Wenn eine Buchung für einen Zoom-Kurs bestätigt wird, macht MoveMentors Folgendes:

1. Es erstellt für diese Buchung ein geplantes Meeting in deinem Zoom-Konto, mit Beitritt vor dem Host und ohne Warteraum.
2. Es schickt den Beitrittslink in der Buchungsbestätigung per E-Mail.
3. Es zeigt den Link auf der Buchungsseite des Schülers und auf deiner Seite zur Einheit.

Zoom entfernen (trennen)

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   Öffne die Seite Verbindungen

   Gehe zu /mentor/settings/connections.

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   Klick in der Zoom-Zeile auf 'Disconnect'

   Wir löschen deine gespeicherten Zoom-Tokens sofort und erstellen keine neuen Meetings mehr.

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   Entferne die App bei Bedarf auch in Zoom

   Melde dich auf marketplace.zoom.us an, geh zu Manage, dann zu Added Apps, und entferne MoveMentors.

Meetings, die schon in deinem Zoom-Konto angelegt wurden, bleiben dort; wir löschen sie nicht. Wenn du aufräumen möchtest, mach das in deinem Zoom-Konto.

Was wir speichern

• Google: die Zugriffstokens, die Google uns gibt.
• Apple: deine Apple ID und das app-spezifische Passwort.
• Zoom: die Zugriffstokens, die Zoom uns gibt.

Alles wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Ein Klick auf Disconnect auf der Seite Verbindungen löscht es. Bei Google wird MoveMentors dabei auch aus den Drittanbieter-Verbindungen deines Google-Kontos entfernt. Bei Apple kannst nur du das app-spezifische Passwort widerrufen, auf appleid.apple.com. Du kannst den Zugriff außerdem jederzeit in den Einstellungen des jeweiligen Anbieters widerrufen:

• Google: myaccount.google.com, dann Sicherheit, dann deine Verbindungen zu Drittanbieter-Apps
• Apple: appleid.apple.com, dann App-spezifische Passwörter, und das MoveMentors-Passwort widerrufen
• Zoom: marketplace.zoom.us, dann Manage, dann Added Apps, und MoveMentors entfernen

Von Google und Apple speichern wir außerdem Titel und Uhrzeit jedes übernommenen belegten Termins, damit wir diese Zeiten blockieren und im Bereich für belegte Zeiten anzeigen können. Sie werden gelöscht, wenn du diesen Kalender trennst.

Was wann passiert

• Eine Buchung für einen Online-Kurs wird bestätigt: Der Meet- oder Zoom-Link wird erstellt und in der Bestätigungs-E-Mail verschickt. Bei Google-Meet-Kursen wird der Termin in deinen Google Kalender eingetragen.
• Du legst in Google Kalender oder in deinen iCloud-Kalendern einen Termin an, verschiebst oder löschst ihn: Die belegte Zeit auf MoveMentors wird bei der nächsten Synchronisation angelegt, verschoben oder entfernt, innerhalb von 15 Minuten, oder sofort, wenn du auf Jetzt synchronisieren klickst.
• Eine Buchung wird storniert oder eine Einheit verschoben: Dein Termin in Google Kalender ändert sich nicht automatisch. Passe ihn in deinem Kalender an oder lösche ihn.
• Du trennst die Verbindung: Termine, die schon in deinem Kalender stehen, bleiben dort, es kommen keine neuen dazu, und deine gespeicherten Zugangsdaten werden gelöscht. Bei Google wird außerdem der Zugriff von MoveMentors auf dein Konto widerrufen. Bei Google und Apple werden auch die aus diesem Kalender übernommenen belegten Zeiten gelöscht.

Andere Kalender-Apps

Export Calendar auf der Seite Verbindungen lädt eine Kalenderdatei (.ics) herunter, die du in Outlook, Google Kalender, Apple Kalender oder jede andere Kalender-App importieren kannst. Wähle Teaching Schedule (classes you teach) für deine eigenen Einheiten oder My Bookings (classes you've booked) für Kurse, die du selbst als Schüler gebucht hast. Die Datei deckt die nächsten drei Monate ab, also exportiere erneut, wenn sich dein Stundenplan ändert.

Schüler bekommen mit ihrer Bestätigungs-E-Mail eine Kalenderdatei, damit sie den Kurs in ihren eigenen Kalender eintragen können.

Häufige Fragen

Kann ich mit Outlook synchronisieren? Nicht direkt. Nutze Export Calendar auf der Seite Verbindungen und importiere die Datei in Outlook. Exportiere erneut, wenn sich dein Stundenplan ändert.

Meine Kalendertermine zeigen die falsche Uhrzeit. Wahrscheinlich ist dein Kalender auf eine andere Zeitzone eingestellt als der Kurs. Der Termin wird in der Zeitzone des Kurses gespeichert, und dein Kalender rechnet ihn in deine um. Auf Reisen kann das seltsam aussehen. Wenn du dauerhaft umgezogen bist, ändere die Zeitzone in deiner Kalender-App.

Die Verbindung funktioniert nicht mehr. Meistens ist der Zugriff beim Anbieter abgelaufen oder wurde widerrufen. Trenne die Verbindung auf /mentor/settings/connections und verbinde sie neu. Bei Apple erstellst du vorher ein neues app-spezifisches Passwort.

Warum blockiert ein Kalendertermin meine Zeit nicht? Prüfe, ob der Termin nicht als Verfügbar markiert ist, nicht ganztägig ist und in einem Kalender steht, den MoveMentors liest: bei Google der Kalender, der in der Google-Zeile angezeigt wird; bei Apple einer der iCloud-Kalender, die im Apple-Bereich aufgelistet sind. Klick dann auf Jetzt synchronisieren. Mehr dazu unter Probleme mit der Kalender-Synchronisation.

Können auch meine Buchungen vor Ort in meinem Kalender erscheinen? Google Kalender bekommt nur Buchungen für Online-Kurse (damit der Meet-Link am Termin hängt). Für Kurse vor Ort nutze Export Calendar und importiere deinen Stundenplan.

Begrenzen die Video-Anbieter die Meeting-Dauer? Das kann sein, je nach deinem Tarif bei ihnen. Prüfe vor einem langen Kurs die aktuellen Grenzen auf den Seiten von Zoom und Google.

Nächste Schritte

• Online-Kurse: Kurse erstellen, die über Google Meet oder Zoom laufen.
• Kalender-Synchronisation für Schüler: was Schüler sehen.
• Probleme mit der Kalender-Synchronisation: eine Verbindung reparieren, die nicht mehr funktioniert.